2018年2月26日月曜日

個人情報の取り扱いに関する細則


2018年2月25日の役員総会で「個人情報の取り扱いに関する細則」の改正案が承認されましたので下記のとおり全文を掲載します。。



個人情報の取り扱いに関する細則



1 目的

  広島市立牛田中学校同窓会において保有する会員名簿の取り扱いについて定め、会員の個人情報を保護することを目的とする。

2 細則における個人情報とは

 (1)住所、氏名、電話番号、メールアドレス、その他会員名簿に記載された事項。

 (2)会員名簿に記載される前のカードに記載された事項。

3 個人情報保護責任者

  全体の責任者は会長、各回期の責任者は学年幹事又はクラス幹事とする。

4 個人情報管理責任者

  全体の管理は名簿担当理事。各回期の管理は学年幹事又はクラス幹事とする。

5 漏えい禁止

  個人情報を知りえたものは、同窓会会員以外のものに漏えいしてはならない。

6 使用範囲

 (1)個人情報の使用範囲は、次のとおりとする。

   ①理事会・・・制限を設けない。

   ②役員総会、学年幹事会、同窓会総会・・・卒業年(年度)、回期、クラス(組)、氏名、役職及び集会に付随する事項に限る。

   ③同期会・・・その回期のものに限る。

   ④クラス会・・・そのクラスのものに限る。ただし、同期会で認めた場合は、その回期のものを使用できる。

 (2)前項以外の使用については、該当の会員(役員を含む)の承諾を得たうえで使用する。

7 会員名簿の貸出等

 (1)名簿担当理事は、事前に会長の承認を得て、学年幹事又はクラス幹事に会員名簿を貸し出すことができる。

(2)貸し出しを希望する学年幹事又はクラス幹事は、2名の連名で「名簿貸出申請書」(別紙)を提出し、前項の承認を受けたうえで名簿を受け取ることが出来る。なお、事務局から貸し出す名簿は紙媒体とする。

(3)貸出期間は同期会又はクラス会が行われた後2週間とする。ただし、名簿担当理事が認めた場合は2か月を限度に延長できる。なお、返却の際は名簿を最新の内容となるように追記、修正等をして返却する。

(4)学年幹事及びクラス幹事は、自己の持つ名簿を最新の内容となるように追記、修正等をして、定期的に名簿担当理事に提出しなければならない。

8 細則の変更

  この細則は、理事会で原案を作成し、役員総会の承認を得れば変更できる。



附則

 1 この細則は、平成27年(2015年)10月18日から効力を生じる。

 2 この細則は、平成30年(2018年)2月25日から効力を生じる。

 

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