【3号議案】－平成31年度活動計画（案）
１ 会議の開催
理事会を年間６回、役員総会を年間1回程度開催する予定です。
（１）同窓会入会式を開催します。
例：卒業式、入学式、体育祭、心の参観日（花束贈呈）、タイムカプセルなど
（３）母校クラブ活動等への支援を実施します。
３ 牛田地域行事、他団体との連携。
４ 代表幹事の選出
5回期ごとに2名。選出方法は互選です。理事会構成員となります。
代表幹事の役割は、5回期（間）の絆を深めるためのコミュニケーションを図ることです。
現在はすべて欠員となっています。これは同窓会役員がボランティア活動であることや役員総会以外に選任の場を設けていないなど組織上の問題も影響していると思います。
今回の役員総会でも選任作業を行いますが、今後も理事会役員や事務局に候補者或いは互選された学年幹事のお申出をいただければ、選任の調整をいたします。
なお、代表幹事不在のケースにおいては、自動的に５回期中の年長回期にある学年幹事（例：１回生、６回生、１１回生、１６回生、・・・・）を代表幹事に互選されたものとみなす取り扱いも検討していただければ幸いです。
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回期
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代表幹事①
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代表幹事②
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１～５回生
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6～10回生
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11～15回生
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16～20回生
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21～25回生
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26～30回生
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31～35回生
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36～40回生
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41～45回生
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46～50回生
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51～55回生
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（１）個人情報の利用目的の公表
個人情報の利用目的は予め公表するか、本人に知らせる必要がありますが、「個人情報の取り扱いに関する細則」をホームページにアップすることで「利用目的」を公表することとします。
（２）個人情報の管理
個人情報は次の流れで管理します。
個人情報（原則として本人から取得） ➔ クラス幹事又は学年幹事
（注1） （幹事保管の会員名簿に記録）
➔ 学年幹事 ➔ 名簿担当理事
（注2） （事務局保管の会員名簿に記録）（注3）
注1:「芳名カード」（様式）（別紙）を使用します。
注2：会員名簿（幹事保管）に記録済みの「芳名カード」は、遅滞なく名簿担当理事へ送付します。名簿担当理事宛封筒は切手貼付済みのものを事務局から送付しますので、事前に事務局あてメール等によりご請求ください。
注3:「芳名カード」は、用済み後、遅滞なく焼却・シュレッダーなどの方法により廃棄します。但し、本人以外のものから取得した情報については、記録作成日の翌日から起算して3年間保存することとします。
（３）個人情報取得時の対応
学年幹事（代理を含む）が第三者（本人の知人等）から住所等を教えてもらう場合は、原則として本人の同意を得ます。本人の同意を得ていない場合は、同窓会事務局から本人宛に会員名簿登録の案内状を送付します。
参考：
①個人情報保護法の規制対象は「個人情報取扱事業者」に限られますが、本同窓会は「個人情報取扱事業者」に該当します。
＊「個人情報取扱事業者」・・・個人情報データベース等を事業の用に供している者
②個人情報保護法における「個人情報」は「プライバシー」と同じではありませんので、個人情報保護法に違反していなくてもプライバシー権侵害に当たることがあります
（４）事務局保管の会員名簿の貸出し
学年幹事又はクラス幹事が名簿担当理事に貸出申請をしてください。
６ 同窓会ホームページへの掲載申請
会員は同窓会ホームページへの掲載を申請することが出来ます。掲載を希望される方は、メールにより同窓会メールアドレス宛に申請してください。同窓会ホームページ公開基準に基づいて掲載を決定します。
７ 同窓会事務局から役員への連絡
（１）メールアドレス未登録（送信不能を含む）への対応
関連性の高い情報に限り郵送により情報提供します。
なお、理事会議案及び議事録については、ホームページ（ブログ）にアップします。
役員については、引き続きパソコン（携帯及びスマホは添付ファイル送信可能端末）のメールアドレス登録作業を進めていきますのでご協力をお願いします。
（２）一覧表（２０１８年１２月現在）
PC・スマホ（送信可能端末４９名）、携帯のみ（３０名）、メルアド登録なし（３９名）
８ 同期会・クラス会開催支援
①名簿の提供
②通信費、事業費の立替
③開催支援相談アドバイザー担当派遣
④提携会場（ホテルニューヒロデン）のあっせん
⑤同窓会旗・校歌ＣＤの貸出
⑥吊看板貸出
⑦名札（胸章）ケース貸出
【個人情報研修資料】
中小企業向け はじめての個人情報保護法 ～シンプルレッスン～（抜粋）
平成29年6月 個人情報保護委員会
事業者（注１：参照）が守るべき４つのルール
① 取得・利用 －勝手に使わない！－
利用目的を特定して、その範囲内 で利用する。
利用目的を通知又は公表する。
（事例） （「個人情報ヒヤリハット事例集」より）
販売業者が販売した商品に異物が混入していたとして、購入者から連絡があり、その際、販売業者は、製造業者に購入者の連絡先（電話番号）を伝えることについてのみ購入者の了承を得ていたが、製造業者から代替品を送りたいとの申し出を受けたため、購入者の了承を得ていない住所を伝えそうになった。
✔ 購入者は、製造業者に対して電話番号を伝えることについては同意をしていたものの、住所を伝えることについては同意していません。製造業者にどのような個人データを提供する同意を得ているのか（同意の範囲）を明確に確認しましょう。
② 保 管 －なくさない！ 漏らさない！－
漏えい等が生じないよう、安全に 管理する。
従業者・委託先にも安全管理を 徹底する。(持ち運ぶ場合も要注意)
③ 提 供 －勝手に人に渡さない！－
第三者に提供する場合は、あらか じめ本人から同意を得る。
第三者に提供した場合・第三者か ら提供を受けた場合は、一定事項を記録する。
④ 開示請求等への対応 －お問合わせに対応！－
本人から開示等の請求があった 場合はこれに対応する。
苦情等に適切・迅速に対応する。
＊注１：取り扱う個人情報の数に関わらず、例えば、紙やデータで名簿を管理されている事業者は、すべて「個人情報取扱事業者」となり、法の対象になります。 「事業者」には、法人に限らず、マンションの管理組合、NPO法人、自治会や同窓会などの非営利組織も含まれます。（「個人情報保護法ハンドブック」より）
（※）②～④は個人情報をデータベース化（特定の個人を検索できるようにまとめたもの）した場合にかかるルールです。 なお、これらの個人情報データベース等を構成する個人情報を、「個人データ」といいます。
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