第５回理事会 議案
2019.8.18（日） 13：30～15：00
牛田集会所１階（本棚のある部屋）
参加者、欠席者は記録済み
本文（ ４P）
別 紙 理事会等出欠表（ １Ｐ）
資料１ 「理事会議のあり方」（２Ｐ）
資料２ 理事の担務に関する細則（２Ｐ）
１ 司会者、書記
司会者 ・・・ 書記 ・・・
２ 理事会の議決状況等
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区分
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内 容
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議案
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議決
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①体育祭応戦合戦審査
②ほおずき祭りへの参加
③会計支出の報告（承認）
④次回理事会
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継続
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○
◎
◎
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①理事会のあり方（採決の方法）
②２０１８年度役員総会（前回）質問に対する回答（１件）
③会員名簿貸出し時の取扱い（細則の配布等）
④同期会開催支援について（還暦の会への支援強化）
⑤同窓会の窓口を「事務局」とする正当性のための決議
⑥理事会議案書等のＨＰ公開基準（現在は会長判断となっている）
⑦代表幹事選任
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項番３
項番４
項番５
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新たな議題
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◎
◎
〇
◎
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①担当理事を長とする委員会のメンバー確保について
②会計支出の承認
③ほおずき祭りについて（雨の日対策、取組活動対策等）
④次回理事会
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項番６
項番７
項番８
項番１０
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＊「〇」は今回の議案、「◎」は今回の優先議案。
３ 理事会議のあり方
（１）議論の進捗状況
「理事会議のあり方（案）」の記載中、 「２ 会議の進め方 ａ、ｂ、ｃ，ｄ」は理事会で決定済。（決定部分はゴシック体部分）
（２）意見調整
第４回理事会において、議案書の「（３）問題点の整理」について審議し、概ね次のような意見があった。
① どの団体においても、役員の義務、責任については意識する必要がある。同窓会も同様であると思っているが、「同窓会はボランティアで成り立っている」のであるから、細かくルールを決め守るか守らないかを問うたり、罰則等を設けることにはなじまないと思う。同窓会の本質は「ボランティア」であることを考慮しておく必要がある。
② 会社等は精度の高いルールが必要であるが、ボランティアを本質とする同窓会においては、精度の高さよりも後世の役員に簡単に引き継げるかどうか、が大事ではないか。
③ Ａという意見が提案され、Ｂという意見がある場合に、Ｂという意見を会議で提案しなければ、違った意見が死に票になる、ということも考慮する必要がある。
④ 定足数のためだけに委任状を求めるのであれば、メールで出欠を取れば足りるように思う。
⑤ これまで定足数や委任状について認められていなかったが、特に問題となったことはないと思 う。取り扱いが簡単で、負担がかからないようにすることも必要と思う。
⑥ 現在の取扱いでは、少人数の同じ考えの役員だけで物事が決定されることがありうるので、理事会の私物化を防ぐ手立ては必要ではないか。
⑦ ⑥について、そのようなことは起こらない、と思うが最低限の縛りとして対策を打っておくことは良いことではないか。
（３）（審議） 「理事会議のあり方（案）」への反映
上記意見により、提案された内容 をベースにして２通り（下記抜粋のｅ）の案を提案します。
＊理事会議のあり方（関連部分のみ抜粋）
ａ 議案は、審議案件（決議事項）、報告案件の２つに区分します。
＊単なる報告にとどまらず、承認・決定も要する案件は「報告案件」と「審議案件」に分離します。
＊事務連絡は「報告案件」に含めます。
ｂ 司会者は総務理事が務めます。書記は副会長が順番に務めます。司会者又は書記が欠席の場合は、次順番の副会長が務めます。
ｃ 議決は、出席者（司会者を除く）の過半数によります。可否同数の場合は司会者が裁決を下します。
ｄ 司会者には議決権がありません。
ｅ ５名以下で決議した場合は、すべての議案について６名以上参加する次の理事会で再審議します。
ｅ ５名以下で決議した場合で、理事会役員が議案を特定して次回理事会の最初の審議までに司会者又は会長に異議を申し出たものについては、６名以上参加する理事会で再審議する。
４ 会員名簿貸出し時の取扱い（細則の配布等）
個人情報の取扱いに関する細則１２条、１５条、１６条関連
（１） 前回の理事会で次の質問がありました。
「どういった場合にデータ提供できるか、（名簿担当理事が判断する）具体的な基準を理事会で決めてほしい（名簿理事より）」
これに対し、次の提案がありました。
「やりたいな、と思ったらすぐデータを渡すのではなく、先ずは紙媒体を提供する、そして、連絡を担当する他の世話人が出来て、全員に連絡すれば同期会等が開ける、という目途が立ったら、（学年幹事等がデータ請求を行う。そして、名簿担当理事及び会長がこれを承認し）、データを渡し全員に連絡する途を開く、ということでいかがか。」
この提案に対し、「例えば５回生が学年幹事も主な人が決まっているし、同期会も間違いなく開催する、といえば貸し出してもらえるのか」という質問があった。
これに対し、「全員に連絡する段階になっていれば、データを出しても良いのではないか」という意見があった。
また、名簿理事への説明方法については、次のような意見があった。
名簿理事が参加する理事会で「具体的な基準」を説明する、そして、事業部長が同期会支援の方法として学年幹事等にデータ提供したい、という趣旨を名簿理事に説明する。
これらの提案、意見に対し、理事会は全員賛成でしたので、これに沿って運用されることになります。
（２）（審議）今後の取組について
５ 同期会開催支援
（１）（報告）１３回生の状況
８月１２日（月、振替休日）に開催。
世話人を中心に有志で実施された。約６０名の参加があった。
世話人の了承を得て、同窓会ホームページへ７月２０日に告知したが反応は無し。
（２）（審議）１４回生（還暦会）へのアプローチ、４回生（古希の会）へのアプローチについて
（３）（審議）世話人等が自主的に取り組んでいる場合の対応例
・支援ビラ等を送付することで、支援内容の周知と開催告知（ホームページ、各種行事でのビラ配り）の了承をもらう。
・終了後に更新名簿の提供を依頼すること。
６（審議）担当理事を長とする委員会のメンバー確保について
（１）事業部（事業・渉外担当委員会）のメンバー確保
・事業・渉外担当理事・・・安広理事（３回生）
・同期会支援などを実際に行う。
（２）ホームページ担当委員会のメンバー確保
・ホームページ担当理事・・・岡崎特命理事（２８回生）
・各種行事のホームページへの掲載・・・行事に参加し、写真と記事を泉田会長までメールで送信する役割
（３）母校との連絡体制
・総務担当理事・・・河崎理事（７回生）
７（審議）会計支出の報告（承認）
・理事会資料作成コピー代・・・４枚（A3）×１２名分×１０円 ＝480円
・ほおずき祭りツールコピー代・・・３０枚（Ａ4）×５円＝１５０円
・コピー代 ・・・８０円（幸田理事）
以上、合計 ７１０ 円
８ ほおずき祭り
（１）（報告）今年の状況
・開催日 7月13日（土）、14日（日）。ただし、同窓会は初日の１３日のみ参加。
・予算承認 夕食代（一人500円程度）
・目的 ①クラス会・同期会開催状況、クラス幹事、学年幹事の情報収集。
②同窓生探し。
・ツールの活用状況
①（様式）「クラス会・同期会実施計画報告書
計画している場合にその場で提出してもらう。
②（様式）クラス会・同期会実施状況報告
応対した相手方に渡しておき、実施後に幹事から報告してもらう。
③芳名カード
④クラス会・同期会支援ビラ
⑤同期会開催告知ビラ（今回はなし）
（２）（審議）ほおずき祭りについて
・雨天の場合の参加について
今年のように雨が降ることが確実で目的を達成できそうにない場合は中止。
中止の連絡方法
・取組活動について
ツールの活用において不明な点又は改正意見等。
９（報告）行事
6月22日（土） 体育祭 応援合戦（１２時、本部席集合。午後の部が始まる前に実施）
・審査員 平成３０年度同窓会入会者５名（青団赤団の各団長、各副団長、生徒会長）と理事会メンバー等、計１１名で審査を行った。
・結果 総合優勝・・・青団 応援合戦優勝・・・赤団
7月12日（土） ほおずき祭り 17時集合。先発隊は１６時３０分現地入り。
7月13日（日） 10回生同期会開催
8月12日（月、振替休日） 13回生同期会（還暦の会）開催
8月18日（日） 第５回理事会
１０ 次回理事会
日時： ２０１９年 １０月２６日（土） １３時３０分～１５時００分
場所： 牛田集会所 階
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