令和２年度
（2020年度）
広島市立牛田中学校同窓会
役員総会
日時：令和２年2月１６日（日）午前11時00分～
場所：牛田集会所 2階ホール
役 員 総 会 日 程
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予定時間
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項目
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担当
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10：55【5分】
11：00【4分】
11：04【１分】
11：05【5分】
11：10【10分】
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オリエンテーション
開会宣言、校歌斉唱
会長あいさつ
特別顧問あいさつ
顧問あいさつ
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河崎総務理事（司会・議長）
河崎総務理事
泉田会長
長谷川校長先生
松原顧問、（湯浅顧問）、美越顧問、三村顧問
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11：20【15分】
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1号議案（活動報告、個人情報研修）
2号議案（会計報告、会計監査報告）
質疑応答
採決
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泉田会長
平岡会計理事
大迫及び長見会計監査
河崎総務理事
河崎総務理事
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11：35【20分】
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3号議案（活動計画）
4号議案（予算案）
質疑応答
採決
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泉田会長
平岡会計理事
河崎総務理事
河崎総務理事
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11：55【5分】
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閉会挨拶
閉会宣言
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松木副会長
河崎総務理事
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12：00【10分】
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懇親会準備
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全員
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12：10【100分】
13：50
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懇親会開会
乾杯
（母校ＰＣ放送部作成ＤＶＤ）
中締め
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河崎総務理事
美越顧問
学年幹事
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～各議案の名称～
【1号議案】－平成31年度活動報告（個人情報研修を含む）
【2号議案】－平成31年度会計・監査報告
【3号議案】－令和2年度活動計画（案）
【4号議案】－令和2年度予算（案）
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実施日
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場所
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行事名
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内容
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平成３1年（20１9年）
１月19日（土）
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牛田集会所
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第1回理事会
（10名参加）
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①
役員総会審議事項
②
会員名簿の貸し出しについて
③
同期会開催支援について
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２月１７日（日）
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牛田集会所
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第２回理事会
（10名参加）
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①役員総会の進行、議案書の検討
②支出報告と承認（会計）
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３月１１日（月）
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母校体育館（思道館）
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同窓会入会式
市原理事
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平成30年度第５7回卒業生（男 123名、女 102名 合計225名。累計１７，679。
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３月１２日（火）
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母校体育館（思道館）
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平成30年度第５7回
卒業式
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男123 名、女102 名 合計225名
詳細は、同窓会HPに掲載。
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3月23日（土）
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母校体育館（思道館）
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三村校長先生退任式
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同窓会から花束贈呈。同窓会関係参列者
泉田会長、松木副会長、幸田理事、美越顧問
詳細は、同窓会HPに掲載。
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４月１０日（水）
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母校体育館（思道館）
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平成３1年度第５8回
入学式
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223名（７クラス）。
詳細は、同窓会HPに掲載。
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4月21日（日）
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牛田集会所
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第３回理事会
（９名参加）
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①
三村特別顧問推戴
②
理事会議の在り方について
③
役員総会総括
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４月２４日（水）
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母校
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母校訪問（５名参加）
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長谷川校長先生ご就任（表敬訪問）、新１年生授業見学。詳細は同窓会HPに掲載。
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令和元年
6月16日（日）
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牛田集会所
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第4回理事会
（９名参加）
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① 同期会、クラス会の開催を支援する事業
② 体育祭、ほおずき祭り参加
③ 理事会議の在り方
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６月２2日（土）
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母校上グランド
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平成３1年度体育祭
（１1名参加）
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応援合戦審査員として前年度（５７回生）体育祭各団長、各副団長、生徒会長の５名が選任。詳細は、同窓会HPに掲載。
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７月１2日（土）
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歩行者天国
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第２6回牛田ほおずき祭り（７名参加））
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初日のみ参加。降雨のため同窓生探しは２名にとどまった。
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8月１8日（土）
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牛田集会所
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第５回理事会
（１０名参加）
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①
会員名簿の貸し出しと名簿の現行化
②
ほおずき祭りの降雨時の取扱い
③
委員会、理事会について
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１0月26日（日）
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牛田集会所
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第６回理事会
（８名参加）
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①個人情報、会員名簿貸出の取扱い（資料1）
②理事会のあり方（資料２）
④
役員総会の準備等
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１２月１5日（日）
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牛田集会所
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第７回理事会
（１０名参加）
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①
支出報告・承認（会計）
②
役員総会準備
③
同窓会の窓口を事務局とする件（資料３）
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【
＊「牛田中学校同窓会HP（ホームページ）」に理事会議案書を掲載していますので、ご覧ください。
資料１ 「会員名簿の貸出」に関する件
平成３１年度（２０１９年度）第６回理事会審議の内容をまとめました。
（１）「どういった場合にデータ提供できるか、（名簿担当理事が判断する）具体的な基準について」
貸出基準を設ける理由
① 会員データは同期会、クラス会開催に積極的に活用されるものであること。
② 他に流用される（商売や選挙等）ことがあってはいけないこと。
具体的な貸出基準
いわゆる世話人ではなく、学年幹事、クラス幹事からの貸出請求については、下記に記載する取扱いは当てはまりません。
なぜなら、学年幹事、クラス幹事は名簿の管理責任者で、それぞれの名簿を管理する役割を担っているからです。（個人情報細則１０条、１２条２項）
名簿理事を含め、お互いが連携を図りながら適正に名簿を管理し、常に最新の状態を保ちましょう。
【貸出基準】
①
同期会、クラス会開催準備の状況が全員に連絡する段階に至っていること。
②
同期会、クラス会を開催することが外形上認められること。
例えば、世話人が各クラスごとに決まっているとか、そうでなくても少なくとも２～３名以上の世話人が決まっているなど。
③
紙媒体、電子記録媒体等の区別はしません。ただし、①②の段階に至っていない場合で、クラス幹事を決めたい、という理由がある場合には、必要な範囲（例えば、卒業時の幹事の名簿、名簿理事が選んだ２～３クラス程度の名簿）で紙媒体の名簿を貸し出すことにします。
貸出時の取扱い
①
貸出時の取扱いは「個人情報の取り扱いに関する細則」（以下「個人情報細則」 といいます）１２条によるほか、同第４条（利用目的）、同第７条（第三者提供の制限）、同第１２条（会員名簿）５項、６項、同第１５条（漏えい等に対する措置）を説明することとします。また、併せて個人情報細則を印刷、交付することとします。
②
名簿を借りる会員の運転免許証、パスポート、健康保険証等本人確認を実施しま す。
（２） 個人情報の取扱い（研修）
① 氏名等が記載された名簿を同期会等で配るには対象者全員の同意が必要です。
→個人情報を第三者（本人及び団体としての同窓会以外の人）へ伝える場合は、その人（本人）の同意が必要とされています。
② 消息不明者氏名のみを記載して配布することも個人情報保護法違反になり、プライバシー侵害となる場合があります。→氏名のみでも保護の対象になります。
③ 名簿の配布や販売をすることは、これによって情報流出される全員の同意が必要ですが、団体として会員名簿を作成することはできます。→本同窓会は名簿の配布について、全会員からの同意を得ていません。
④ 本同窓会では、個人情報細則第４条に記載した「利用目的」に限り個人情報を使用することができます。
⑤ 学年幹事、クラス幹事は原則として第三者に当たらないため、同窓会内の集会（例えばクラス幹事の集まり）において必要な範囲で印刷、配布することを妨げるものではありません。ただし「利用目的」の達成に必要な範囲を超えて個人情報を利用する場合には、あらかじめ目的外利用に関する本人の同意を得る必要があります。
資料２ 「理事会議のあり方」（指針）に関する件
適正な理事会議が行われるように次のとおり「理事会議のあり方」（指針）を作成しました。
理事会議は公平かつ迅速、正常に運営されることが大切です。このことを念頭において理事会議を運営するとともに、自らの意思で意見を述べ、採決に参加しましょう。
また、理事会議のあり方や進め方について疑義が生じた場合は理事会議に提案し、改善していきましょう。
１ 基本的事項
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何が問題になっているか、前提となっている事実が共有されているか、を確認しながら迅速に審議を行いましょう。
・
恫喝又は恫喝に近い言動等、他の役員に影響を及ぼす不適正な手段は禁止です。
・
承認及び決定の採決は、挙手又は記名投票による多数決にしましょう。
・
採決結果は、（たとえ自己の考えと異なっても）理事会役員全員の総意として取り組みましょう。
２ 会議の進め方
審議が意見の違いなどによりかみ合わなくなる（平行線を辿る）原因の多くは、もとになる考え方が違っていたり、問題の前提となる事実認識に相違があったり、出来ないこととしたくないことを混同したりしているような場合です。議論がかみ合わなくなった場合は、これらの問題点を明確にする作業も必要です。
ａ 議案は、審議案件（決議事項）、報告案件の２つに区分します。
＊単なる報告にとどまらず、承認・決定も要する案件は「報告案件」と「審議案件」に分離します。
＊事務連絡は「報告案件」に含めます。
ｂ 司会者は総務理事が務めます。書記は副会長が順番に務めます。司会者又は書記が欠席の場合は、次順番の副会長が務めます。
ｃ 議決は、出席者（司会者を除く）の過半数によります。可否同数の場合は司会者が裁決を下します。
ｄ 司会者には議決権がありません。
ｅ ５名以下の出席者で決議した場合は、次の理事会で報告し、了承を得ることとします。もし、異論が出た場合は再審議とします。
ｆ 過半数を得る選択肢がない場合は、上位2つの票で決選投票を行います。
ｇ 基本的事項を遵守し、司会者は、基本的事項が遵守されていないと認めた場合は、
是正措置を取りましょう。
ｈ 審議案件については、原則として理事会役員全員が自らの考えや意見を述べましょう。
ｉ 書記は、特に審議の経過（賛成意見、反対意見等）、決議内容及び出席者氏名については議事録への記録漏れがないようにしましょう。なお、公開する議事録には発言者の氏名は記載しないこととします。
資料３ 「事務局」に関する件
広島市立牛田中学校同窓会事務局
１ 構成員
事務局長・・・母校教頭先生
事務局員・・・理事会構成員（会長、副会長、代表幹事、理事、会計監査）
２ 所在
広島市立牛田中学校
〒732-0068 広島市東区牛田新町一丁目１４番１号
電話 082-221-9073 fax 082-211-3658
３ 連絡方法
① メール
広島市立牛田中学校同窓会アドレス
② 郵便
〒732-0068 広島市東区牛田新町一丁目１４番１号
広島市立牛田中学校内 同窓会事務局
③ 電話、ＦＡＸ（母校のみ）
母校（教頭先生）あて・・・電話 082-221-9073 fax 082-211-3658
泉田会長あて・・・080-3057-9731
松木副会長あて・・・090-8999-7763
【3号議案】令和2年度活動計画（案）
１ 会議の開催
理事会を年間６回、役員総会を年間1回程度開催する予定です。
２ 母校との連携
（１）同窓会入会式（毎年３月）を開催します。
（２）母校行事へ参加します。
例：卒業式、入学式、体育祭、合唱祭、心の参観日（花束贈呈）、など
（３）母校クラブ活動等への支援を実施します。
３ 牛田地域行事、他団体との連携。
牛田ほおずきまつりなどに参加します。
４ 代表幹事の選出
5回期ごとに2名。選出方法は互選です。理事会構成員となります。
代表幹事の役割は、担当回期（自身の回期を含む５回期間）の絆を深めるとともに、理事会に参画して会の運営に携わります。
現在、多くが欠員となっています。これは同窓会役員がボランティア活動であることや事実上役員総会以外に選任の場がないなどの理由によるものと思われます。
今回の役員総会でも選任作業を行いますが、今後、いつでも代表幹事のお申出をいただければ理事会において調整・登録いたします。自薦、他薦を問いませんので積極的なお申し出をお待ちしています。
代表幹事一覧
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回期
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代表幹事①
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代表幹事②
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１～５回生
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迫谷（5回生）
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6～10回生
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11～15回生
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出田（11回生）
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16～20回生
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川野（１７回生）
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21～25回生
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26～30回生
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31～35回生
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36～40回生
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41～45回生
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46～50回生
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51～55回生
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５ 会員名簿の貸出し、更新作業
（１）貸出し
新たに同期会を開催する際には名簿が必要になります。事務局では、会員名簿の貸出を行っていますのでお申し出ください。
（２）更新作業
事務局保管の会員名簿は、新たに同期会を開催する場合に活用するだけでなく、幹事保管の名簿が誤って抹消されたり、新旧幹事の引継ぎが無かった場合等のバックアップデータの役割と、事務局届出情報等のように事務局で取得データを各幹事へ提供する役割も併せて持っています。そのため、名簿の現行化を毎年行うこととしています。役員総会後に事務局保管名簿の更新作業を行いますので、幹事の方はパスワードを設定した上で、事務局まで記録媒体を郵送いただくか、事務局メールアドレスにデータを送信下さい。よろしくお願い致します。
６ 学年幹事（代理を含む）一覧表の現行化
（１）学年幹事一覧表（別紙）の現行化を行いますので、一覧表の幹事氏名等に相違があるかどうか確認の上、相違がある場合は事務局に正当な氏名等を報告してください。
（２）ほおずき祭りのときに一般会員から、「同窓会ホームページに回期と学年幹事氏名（〇〇回期学年幹事 〇組 〇〇 〇〇〇）を掲載してほしい。」という要望が出ています。
過去の役員総会で、学年幹事については公表しない、ことに決まった経緯がありますので、あらためて検討することとします。
ただし、お一人お一人の同意を得なければ掲載することはできませんので、同意が得られた方の掲載となります。しかし、全員でなければ掲載しない、という方向性もありますので、当事者の皆様のご意見を募集しています。
７ 同期会開催状況の報告
（１）同窓会ホームページ上に同期会等の開催計画を載せますので、開催計画が決まったら事務局までメールでご連絡ください。
（２）次期通常総会・懇親会を２０２２年９月に予定しています。同期会を通常総会と兼ねて開催されますようご配意願います。
８ 同期会開催支援
事務局では同期会開催の支援を行っています。同期会を開催したい方、或いはお困りのことなどがありましたら事務局までメール等でご連絡ください。
２０２０年度理事会役員（１８名）
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役職
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回期
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氏名
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会長
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６回生
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泉田 浄明
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副会長
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１回生
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吉田 正裕
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副会長
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５回生
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松木 鶴美
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副会長
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５回生
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石村 忠司
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理事（会計担当）
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６回生
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平岡 克己
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理事（総務担当）
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７回生
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河崎 建志
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理事（事業・渉外担当）
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３回生
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安広 文明
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理事（名簿担当）
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１回生
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岡崎 弘恵
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理事（名簿担当）
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１回生
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幸田 美樹子
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理事（ＨＰ担当）
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２８回生
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岡崎 法子
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理事・代表幹事
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１７回生
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川野 佳明
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理事
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１７回生
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北浦 昌代
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理事
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２８回生
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吉野 綾子
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理事
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３３回生
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市原 央貴
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代表幹事
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５回生
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迫谷 由美子
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代表幹事
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１１回生
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出田 義行
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会計監査
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１３回生
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大迫 茂樹
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会計監査
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２４回生
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長見 亮治
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特 別 顧 問 ・ 顧 問
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特別顧問
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長谷川 洋先生
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顧問
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松原 明二先生
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顧問
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湯浅 克廣先生
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顧問
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美越 克己先生
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|
顧問
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三村 千秋先生
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