第5回理事会議事録

2018年7月8日（日）開催の理事会議事録を公開します。

第５回理事会　議事録　

　　　　　

2018.7.8　14：00～16：00

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　牛田集会所１階（中ホール）

参加者、欠席者は記録済み

 

１　平成３０年７月５日（木）～７日（土）の豪雨について

　出席した理事については今のところ豪雨被害の報告はありませんでした。

２　行事（予定）

　　５月１２日（土）　14：00～1６：00　　第４回理事会　【牛田集会所】

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　参加者は別紙出欠表を参照。

６月２３日（土）　9：00～14：30頃　　母校体育祭　　【上グランド】

　・参加者

　　　来賓（９時～　泉田会長　

　　　応援合戦審査員（12時30分～　56回生5名、その他5名、計10名）　

　・同窓会ホームページ（ブログ）にアップ済み。

・前日まで天気予報は「雨」で開催が危ぶまれたが雨に打たれることもなく無事開催された。

・総合成績、応援合戦共に赤団が優勝したが僅差であった。特に応援合戦では青団は西城秀樹の「ヤングマン」を採用し、元気に明るく演技しており見る人によっては赤団を上回っていたであろう。

 

７月１４日（土）　17：00～21：00　　ほおずき祭り

～１５日(日)　　初日のみ参加に決定。

　　　　　＊第４回理事会議事録で開催日を７月２１日(土)～２２日（日）と記載しましたが、誤りでした。ご迷惑をおかけしました。すでに議事録は修正済みです。

　　　

７月１４日（土）　12回生還暦同窓会開催（学年幹事：青木　太）

　　　　シェラトンホテル、７３名参加予定。同窓会旗、校歌ＣＤ貸し出し。

 

３　ほおずき祭り参加

（１）参加する目的

①同窓生探し　　②幹事又は世話人探し　

　③同期会・クラス会開催情報の収集

 

（２）具体的な取組方法

　　①　同窓生が見つかった場合は、「芳名カード」に記入していただく。また、クラス会、同期会の開催状況を聴取する。クラス幹事、学年幹事の氏名を尋ねる。

　　＊「幹事不在回期一覧」の様式を使用する。

　②　前年度にクラス会又は同期会を開催、或いは今年度開催予定の回期については、「クラス会・同期会開催状況報告」セットを手渡す。世話人（学年幹事、クラス幹事等）から開催状況報告を提出（郵送）していただく。

　　　　＊「クラス会・同期会開催状況報告」セット内容

　　　　　・「クラス会・同期会開催状況報告」用紙

　　　　　・「返信用封筒」（切手貼付済み）

・  封筒

 

４　同期会開催支援について

　　安広理事、湯谷アドバイザーが提携ホテルとの交渉を軸に事業案を作成中です。

　　この事業案とは別個に、同期会開催で必要となる金銭的な支援を行う方向で調整することを決定しました。例えば、参加者１名につき３００円の支援、又は通信費、事務費等の立替え等です。

　　しかし、予算との均衡を図る必要があります。そのために１年度にどの程度開催されるか等、検討すべき事項もあるため、具体的な取組方法や金額等については各理事が事前に検討し、理事会に持ち寄り審議、決定することにします。

　　＊今年度中に実施する場合は、予備費５万円、又は事業費５万円の中から他の支出を差し引いた範囲内で支出決定することになります。

５　母校との連携について

母校において10年後（2028年度）発掘のタイムカプセル施策が検討されています。基本的には現在の在学生が主体的に実施することになりますが、同窓会としてもバックアップしていきましょう。

　母校及び現在学生の意向に沿えるように継続して連携することとします。

 

６　個人情報の取り扱いに関する課題

（１）  個人情報保護法（研修）

・添付資料（政府広報オンライン）による研修を実施。

・今回の研修により、個人情報の重要性や適正な取り扱いの重要性について理解を深めました。

＊資料名・・・暮らしに役立つ情報「小規模事業者や自治会・同窓会もすべての事業者が対象です。これだけは知っておきたい「個人情報保護」のルール」

（２）個人情報保護法の改正（2017.5.30）により、同窓会も本法の対象であることが判明したため課題を洗い出したうえで、対応を検討することとします。

（３）同窓会名簿等の個人情報の取り扱いについては、「個人情報保護に関する細則」により適正な取り扱いを行うこととします。

 

７　懇親会開催の有無について

　　懇親会の開催について審議した結果、役員総会会議に引き続いて実施することにしました。従って、来年２月開催の役員総会開催日は総会終了後に同一会場で懇親会を開催することとします。また、会場は集会所ではなくホテルが適当と考えられます。

また、来年度予算に費用を計上するに当たり、懇親会費として支出する範囲について次回理事会で検討することにします。（会場費等を含む）

 

８　立替払い

　　理事会資料作成

コピー代金・・・Ａ３用紙２０枚（１枚１０円）×６名分＝１，２００円

　　

９　役員への連絡上の問題点

（１）理事会開催案内をメールで受信した場合は、返信を必須とすることにします。

　返信内容は「出席します」「欠席します」「未定です」「メール見ました」など、少なくともメールを確認したことが判る内容とします。

（２）役員総会メンバー（理事会メンバーを除く）へのメール送信は原則としてPCアドレスのみにしようということにしました。（携帯電話の場合は添付ファイル付きメールを含めると多くの場合「送信不能」扱いとなります）

（３）メール送信をしない役員総会メンバー宛への対応について

　　メール送信をしない役員については、関連性の高い情報に限り「郵送」により情報提供します。なお、議事録については、ホームページ（ブログ）にアップします。

　　　また、メール送信をしない役員については、パソコン（携帯及びスマホは添付ファイル送信可能端末）のメールアドレス登録も合わせて行いますのでご協力をお願いします。

 

参考：

PC（５２名）、携帯メールのみ（１９名、理事会メンバーを除く）、メルアド登録なし（４９名）

　　

１０　次回理事会

日時：　９月　１５日（土）　１４時　００～　１６時　００分

場所：　牛田集会所　　（未定）階

 

【議事録の添付書類】

１　個人情報保護法研修資料（政府広報）

２　個人情報保護に関する細則

３　名簿貸出申請書

４　不在回期一覧表

５　クラス会・同期会開催状況報告

６　理事会等出欠表