第８回理事会（２０１９年１月期）議案書

２０１９年１月１９日に開催される第８回理事会議案書本文を掲載します。

第８回理事会　議案　　　　　　　　　　　2019.1.19（土）　14：00～16：00

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　牛田集会所１階（本棚のある部屋）
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　参加者、欠席者は記録済み

　　　本文（6P）

　　　別　紙　第７回理事会議事録（　　Ｐ）

　　　　　　別　紙　理事会等出欠表（1Ｐ）

資料１　理事会議のあり方（案）（3P）

　　　資料２　役員総会案内状（2P）
　　　資料３　「広島市立牛田中学校同窓会ホームページ」公開の基準について（案）（１P）
　　　資料４　芳名カード（２P）
　　　資料５　利用目的の通知（１P）
　　　資料６　会計簿、会計報告、予算案（３Ｐ）

 １　司会者、書記
 
　　　　司会者　・・・河崎総務理事　　　　　　　書記　・・・吉田副会長

２（審議）理事会議のあり方 
（１）「理事会議のあり方（案）」の意見調整（審議）

　　「理事会議のあり方（案）」の記載中、　「２　会議の進め方　ａ、ｂ、ｃ，ｄ，ｅ」は理事会で決定しました（決定部分はゴシック体です）。「ｆ」以下は継続審議になっています。

　　　前回の理事会議では、委任の方法や委任状の性格についての意見が分かれたまま継続審議となりました。　　　

（２）前回理事会の議決状況等は次のとおりです。

区分	内　　　　　　　容
議決		①理事会のあり方（採決の方法） 再審議（第６回理事会で採決された内容）した結果、「２　会議の進め方　ｃ，ｄ，ｅ」のとおりに議決した。「ｆ」以下が継続審議となった。 ②個人情報の取り扱い（細則の改正案の決定）　 ③役員総会予算の内訳（会負担部分を決定） ④役員総会開催日及び次回理事会等の決定 ⑤第２回総会ＤＶＤの取扱いの決定 ⑥会計（支出関係）の承認 ⑦個人情報保護研修（理事会）の実施
継続	◎	①理事会のあり方（採決の方法 「２　会議の進め方「ｆ」以下。 ②２０１８年（前回）役員総会質問に対する回答について（2件） ③「芳名カード」「名簿（データ）」の取扱い ④代表幹事の選任手続き ⑤会員名簿貸出し時の取扱い（細則の配布等） ⑥役員への連絡上の問題点 ⑦同期会開催支援について ⑧平成３０年度（２０１８年度）会計監査・ ⑨平成３１年度（２０１９年度）予算案
未議決		①同窓会の窓口を「事務局」とする正当性のための決議 ②理事会議案書等のＨＰ公開基準（現在は会長判断となっている）

＊「◎」は今回優先議案。

 

３　(優先審議) 役員総会及び次回理事会

（１）役員総会（報告）

①　開催日　　　　２０１９年２月２４日　（日）　　

１１：００～１２：００　　総会

　　　　　　　　　　　　　　　　　　１２：００～１４：００　　懇親会

②　場所　　　　　ホテルセンチュリー２１広島　　南区的場町１－１－２５　　082-263-3111

③　費用　　　　　一人当たり　６千円　（会場費、消費税、サービス料込）

 

（２）　会費（案）　　　　　５千円。　会場費（延長分を含む）千円は同窓会負担。

 

（３）　準備

①　案内　　　

・封書発送・・・理事会構成員は除く。　【経費：８２円×２×９６名＝１５．７４４円】

　　　　　　　　　　　　４９回生までの学年幹事、特別顧問、顧問、アドバイザー（以上、９６名）

　　　＊開催日の35日前（１月２０日）し、参加者の取りまとめを行う。

　　　　　　＊メールアドレスの現行化（着否確認）を兼ねて行う。

・メールによる案内

 
　　　　②　議案書等印刷及び当日持参


　　　　　　　参加人数分＋予備（１０部）

 　　　　③　役割　　　　　　　
　　　　　　　　・司会（議長）・・・河崎総務理事

・説明・・・

　　　　　　　　　　１号議案～2018年度活動報告（泉田会長）
　　　　　　　　　　２号議案～2018年度会計報告（平岡会計理事）　2018年度会計監査報告（　　　　）　　
　　　　　　　　　　３号議案～2019年度活動計画案（泉田会長）
　　　　　　　　　　４号議案～2019年度予算案（平岡会計理事）
　　　　　　　　　　５号議案～個人情報の取り扱いに関する細則改正案（　　　　）

　　　　　　　・受付・会費徴収

　　　　　

　　　　　　　・記録

　　　　　　　　　カメラ、ボイスレコーダー

　　　　　　　　　議事録

　　　　　　　　　　　　　・その他

 
　④　役員集合時間　　　10：00

　　

（４）次回理事会（審議）

日時：　　２月　１７日（日）　１４　時　　　分～　１６時　　　　分

　　　　　場所：　牛田集会所　　　階

 

４（優先審議）同期会開催支援について

（１）事業部（案）の説明

 

 

 

（２）支援開始時期

 

（３）予算措置

 

 

　　

５（優先審議）＊2018役員総会における質疑内容～その１～

新たに知ったり仲間内で知っている電話番号やメールアドレス等の扱いについてどうすべきか質問や規準をまとめ周知すべきではとの意見があり理事会に持ち帰り検討することになった。　

　　　以下のとおり整理の上、役員総会で周知又は審議したい。

 　　（１）保管、管理の取扱いについて


　　　個人情報は次の流れで管理します。
 
　　　個人情報（原則として本人から）取得　　➔　クラス幹事又は学年幹事の管理
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（幹事保管の会員名簿）

➔　学年幹事（注１）（注２）　　➔　名簿担当理事の管理

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（事務局保管の会員名簿）

　　　　　　　　　　注１：個人情報取扱細則12条6項に定める名簿担当理事への報告・提出は、総会終了後1か月以内を目途とします。
　　　　　　　　　・提出方法

　　　　　　　　　　　　　紙媒体で郵送、直渡し。ＣＤ等記録媒体の郵送、直渡し、
　　　　　　　　　　　　　データ伝送（同窓会事務局メールアドレスあて）

注２　：　「芳名カード」は、クラス幹事又は学年幹事保管とします。ただし、用済み後は遅滞なく焼却、シュレッダー等の方法により廃棄します。

（２）個人情報の取扱いについて

　　　　学年幹事（代理を含む）が第三者（本人の知人等）から住所等を教えてもらう場合は、原則として本人の同意を得ます。本人の同意を得ていない場合は、同窓会事務局から会員名簿登録の案内状を本人宛に送付しますので、取得後遅滞なく事務局あてに住所、氏名、電話番号を報告してください。

　　　　　　　　　参考：


　　　　　　　①個人情報保護法の規制対象は「個人情報取扱事業者」に限られます。本同窓会は「個人情報取扱事業者」に該当します。

　　　　　　　　＊「個人情報取扱事業者」・・・個人情報データベース等を事業の用に供している者

　　　　　　　②個人情報保護法における「個人情報」は「プライバシー」と同じではありませんので、個人情報保護法に違反していなくてもプライバシー権侵害に当たることがあります。
　　　　　　　③できるだけ「芳名カード」（様式）を使用してください。

 ６（優先審議）＊2018役員総会における質疑内容～その２～

　　　学年幹事不在の回期もあり５回期毎の代表幹事選任は困難ではとの意見があり理事会において検討することになった。　以下のとおり整理の上、役員総会で周知又は審議したい。

 

　　代表幹事の選任
　　　　　代表幹事は、理事会構成員となります。5回期ごとに学年幹事の互選により選出します（会　則６条②）。総会、役員総会、理事会の承認等は不要（会則６条①、８条２項）です。


 選任方法は、互選となっていますが、現状は選任作業すら進んでいない状況です。そこで、代表幹事不在の場合に限り、５回期中の年長回期となる学年幹事が代表幹事に就任する案を提案します（１回生、６回生、１１回生、１６回生、・・・・）。


 
７（優先審議）役員への連絡上の問題点

（１）メールアドレス未登録（送信不能を含む）の役員総会メンバー宛への対応について

　　　メールアドレス未登録（送信不能を含む）役員については、関連性の高い情報に限り「郵送」により情報提供します。　なお、議案及び議事録については、ホームページ（ブログ）にアップします。

　　　　役員については、引き続きパソコン（携帯及びスマホは添付ファイル送信可能端末）のメールアドレス登録作業を進めていきますのでご協力をお願いします。

（２）一覧表（２０１８年６月現在）

　　PC（５２名）、携帯メールのみ（１９名、理事会メンバーを除く）、メルアド登録なし（４９名）

 

８（報告、役員総会議案候補）会員名簿の活用について

（１）貸出の周知について（報告）

　　　　７月２２日に同窓会ＨＰにアップ済み。

（２）貸出時に配布する注意文について

「個人情報の取り扱いに関する細則」を配布。なお、コンパクトにまとめた１枚ものの注意書きを作成する予定。

　　　９（審議）「芳名カード」「名簿（データ）」の取扱いなど

（１）　事務局受付の「芳名カード」等活用案

　　　芳名カード記入　→　名簿化（名簿担当理事保管）　→　学年幹事からの申請により情報提供

 

【参考：同窓生探しの具体的な取組方法】

①　同窓生が見つかった場合は、「芳名カード」に記入していただく。また、クラス会、同期会の開催状況を聴取する。クラス幹事、学年幹事の氏名を尋ねる。

　　　　　　　　＊「幹事不在回期一覧」の様式を使用。

②　前年度以降にクラス会又は同期会を開催している場合、或いは今後開催予定のある回期については、「クラス会・同期会開催状況報告」セットを手渡す。世話人（学年幹事、クラス幹事等）から開催状況報告を提出（郵送）していただく。

　　　＊「クラス会・同期会開催状況報告」セット内容

・「クラス会・同期会開催状況報告」用紙

・「返信用封筒」（切手貼付済み）

・「封筒」

 

（２）　学年幹事、クラス幹事受付の「芳名カード」

　　上記４「＊2018役員総会における質疑内容」のとおり。

 

１０（審議）ホームページ公開基準（以下「ＨＰ公開基準」という）、理事会議案書等の公開基準

（１）「ＨＰ公開基準」の性格について

ホームページへの公開についての考え方や基準を定めたものが無いため、会長がホームページ担当者の心構えとして作成し、運用しているものです。

（２）理事会議議案及び議事録を公開している理由

会務執行状況を周知・報告するために会長の判断で公開しています。理由は、会報誌等を発行していないこと、総会は５年に１回しか開催されず、役員総会も１年に１回の開催であること。また、２０１７年会則改正により、理事会の権限が拡大したため、会員による理事会に対する監視、評価を受けることも想定しています。

（３）理事会議案及び議事録のＨＰ掲載

公開にふさわしくない事柄については上記（１）「ＨＰ公開基準」に基づき会長の判断で除外しています。しかし、理事会議の内容については、第１に理事会が判断すべきと考えます。そこで、公開基準４の「理事会の指定」を追加したいと思います。ただし、理事会で指定しなかった場合でも、会長の判断で除外することはあります。理事会で指定された場合は除外します

 

１１（審議）同窓会ホームページ（ブログ）

「同窓会の窓口」を「事務局」としてよいかどうか（審議）

（ＨＰ等において「同窓会からのお知らせ」をする場合の発信元について）

理事会役員全員を事務局兼務とし、、同窓会の窓口を「同窓会事務局」とする。

 

１２（審議）会計（支出関係）

　　・理事会資料作成　　

コピー代金・・・Ａ３用紙　　　10枚（１枚１０円）×　　１１名分＝　1100円

　　

１３（報告）行事

　　１１月１１日（日）　14：00～　　　牛田集会所　１階　中ホール

第7回理事会議

　　１２月１３日（木）　12：45～　　　母校

　　　　　　　　　　　　　心の参観日）（岩本選手）、花束贈呈。

　　　　　　　　　　　　　出席者・・・泉田、松木、平岡、幸田、川野、吉岡、尾川、光岡、

１月１６日（水）　13：30～16：00　ロイヤルホスト

理事会事前打ち合わせ

　　　　　　　　　　　　出席者・・・泉田、吉田、河崎、幸田。

１月１９日（土）　14：00～16：0.0　牛田集会所　１階　

第８回理事会議