個人情報の取扱いに関する細則

個人情報の「利用目的」は第4条です。




個人情報の取り扱いに関する細則

 

第１条　目的

　　本細則は、広島市立牛田中学校同窓会（以下、「当会」という。）において保有する個人情報につき、個人情報の保護に関する法律（以下、「個人情報保護法」という。）その他関連法規の趣旨の下、これを適正に取り扱い、個人の権利利益を保護することを目的とする。

 

第２条　定義

　　本細則において用いる用語は、個人情報保護法その他関連法規の定義に従う。

 

第３条　適用範囲

　　本細則は、コンピューター処理をされているか否か、および書面に記録されているか否かを問わず、当会において処理されるすべての個人情報の取り扱いについて定めるものとし、当会の業務に従事するすべての会員に対しこれを適用するものとする。

 

第４条　利用目的

　　当会は、保有する個人情報について、以下の利用目的の範囲内で利用し、本人の同意がある場合、または、法令で認められている場合を除き、他の目的で使用しない。

　１　会員名簿の作成

　２　総会・懇親会（同期会、クラス会）その他当会の開催する行事・会合の案内

　３　母校の行事及び当会の協賛する行事の案内

４　会費の徴収にかかわる事務、案内

　５　会報誌その他当会が発行する書面等の送付

　６　本人からの問い合わせに対する対応

　７　以上の各事項に関連する業務

 

第５条　適正取得

　　当会は、偽りその他の不正の手段により個人情報を取得しない。また、要配慮個人情報に関しては、個人情報保護法に定める場合を除き、事前の同意なしに取得しない。

 

第６条　利用目的の明示

　　当会は、本細則を当会のホームページに掲載することによって利用目的を公表する。

 

第７条　第三者提供の制限

　　当会は、本人の同意がある場合または法令で認められている場合を除き、個人データを第三者に提供しない。

 

第８条　確認・記録義務

　　当会は、個人データについて、その提供を第三者に対して行い、または第三者より提供を受けた場合、個人情報保護法２５条および同２６条その他の関連法令の規定に従い、適切に確認・記録義務を履行する。

 

第９条　データ内容の正確性、最新性の確保、消去義務

　　当会は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つように努める。また、利用する必要がなくなったときは、当該個人データを遅滞なく消去するよう努める。

 

第１０条　個人情報保護に向けた体制

１　個人情報保護管理者として、当会会長がその任に当たる。また、同期会ごとに学年幹事またはクラス幹事を現場管理者として配置する。

２　個人情報保護管理者は、会員に対して本規定が遵守されるように周知徹底し、また、現場管理者を指示し適切に個人情報の取り扱いが行われるようにする。

 

第１１条　安全管理措置

　　当会は、個人データの漏洩、滅失または毀損の防止その他の個人データの安全管理のため、必要かつ適切な措置を講じる。

 

第１２条　会員名簿

１　当会は、会員名簿を作成する。

２　名簿担当理事は、当会全体の会員名簿を管理し、学年幹事は当該学年の会員の名簿を、クラス幹事は当該クラスの会員名簿を管理する。

３　学年幹事、クラス幹事は、連名で「名簿貸出申請書」（別紙）を提出し、会員名簿の貸出しを名簿担当理事に請求することができる。

４　名簿担当理事は、前項の請求が相当と認めるときは、事前に会長の承認を得て、会員名簿を学年幹事、クラス幹事に貸し出すことができる。ただし、名簿担当理事は、貸し出すに際して、貸し出す名簿の範囲、貸出し期間を定めなければならない。

５　貸し出しを受けた学年幹事、クラス幹事は、定められた期間内に最新の内容に更新した名簿を返却しなければならない。ただし、名簿担当理事は、必要と認める場合には、２ヶ月を限度に貸し出し期間を延長することができる。

６　学年幹事及びクラス幹事は、自身の管理する当該学年あるいはクラスの会員名簿が最新の内容となるように追記、修正等をして、定期的に名簿担当理事に提出しなければならない。

７　学年幹事、クラス幹事以外の役員は、「名簿貸出申請書（学年幹事、クラス幹事以外の役員用）」（別紙）を提出し、会員名簿の貸出しを理事会に請求することができる。

８　理事会は、前項の請求が相当と認めるときは、当該役員に対し会員名簿を貸し出すことができる。ただし、理事会は、貸し出すに際して、貸し出す名簿の範囲、貸出し期間を定めなければならない。

９　貸出しを受けた当該役員は、定められた期間内に名簿を返却しなければならない。

 

第１３条　開示等請求

１　当会の保有する個人データの本人からなされる当該保有個人データの利用目的の通知、開示、訂正等および利用停止等の各請求（以下「開示等請求」という。）への対応のため、個人情報保護管理者の下に窓口係をおく。

２　本人からの開示等請求は、下記の窓口係宛に郵送、電子メールの送信の方法によってすることができる。

（１）郵送による場合

　　　　〒732-0068

広島市東区牛田新町1-14-1　広島市立牛田中学校内

同窓会事務局

　（２）メールによる場合

　　　同窓会ホームページに掲載の同窓会事務局メールアドレス

３　請求に当たっては、本人確認書類（運転免許証、パスポート、健康保険の被保険者証のいずれか）を添付し、下記の事項を記載しなければならない。

①  請求者の氏名、住所電話番号、メールアドレス

②  開示等請求にかかる保有個人データを特定するに足りる事項

③  訂正等請求の場合における、訂正、追加および削除の別並びに訂正等をすべき理由および訂正等をすべき内容

④  利用停止等請求における、利用の停止、消去または第三者への提供の停止の別並びに利用停止等を求める根拠または理由

 

第１４条　苦情処理窓口

１　当会は、個人情報の取り扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努める。

２　当会における個人情報保護に係る事項のうち、苦情処理は、個人情報保護管理者において担当し、苦情窓口は、前条２項の開示等請求窓口が兼ねることとする。

 

第１５条　漏えい等に対する措置

当会は、以下の行為に対しては、故意・過失のいずれの場合においても、懲戒等の措置及び被った損害について損害賠償請求を行うことがある。

①  当会の会員が、当会が業務上保有する個人情報を漏えいしたとき

②  当会の会員が、当会が業務上保有する個人情報が記載された書面、USBメモリ・パソコンなどの記録媒体を紛失した場合

 

第１６条　細則に規定のない事項

この細則に規定がないため疑義が生じた場合は、理事会で審議して決めなければならない。その際、理事会は個人情報保護の趣旨に反してはならない。

 

第１７条　細則の変更

　　　この細則は、理事会で定め、直後の役員総会で承認を得れば変更できる。

 

附則

　第１条　この細則は、平成２７年（２０１５年）１０月１８日から効力を生じる。

　第２条　この細則は、平成３０年（２０１８年）２月２５日から効力を生じる。

　第３条　この細則は、平成３１年（２０１９年）２月２４日から効力を生じる。