第2回総会準備委員会（4回目）議事録

第２回総会準備委員会（第４回目）議事録　2017.2.19（日）１３時～１５時

牛田集会所２階

参加者　　24名

１　第2回総会・懇親会の日時等

　（１）日時・・・２０１７年９月９日（土）　

総会　　１５時～１５時３０分

懇親会　　１６時～１８時３０分

＊１９時から他団体が会場使用のため、速やかに退場願います。

　（２）場所・・・リーガロイヤルホテル広島　４階大宴会場　ロイヤルホール

　　　　　　　　　　℡　082-228-5758

　（３）入場・・・チケット（前売券、７千円）の右半分（氏名等記入欄）を提示し、名札ケースを受領して入場。チケット未購入の会員は、当日会費７千５百円と引き換えに名札及び名札ケースを受領して入場。

２　参加人数の取りまとめ状況（概算数）

　　今回取りまとめ結果・・・５３３名（別紙に内訳）

３　チケットの取り扱いについて【担当：石村（5回生）】

　　　総会・懇親会収支の赤字防止及び当日の受付業務の省力化のために「チケット（前売券）」による会費収納にすることを決定しました。会員の皆様のご理解とご協力をお願いします。

（１）チケットの交付

　　　３月２５日（土）の第５回目準備委員会で学年幹事に希望枚数を交付します。

　　以後、必要に応じて学年幹事に交付していきます。

学年幹事は、参加者からの入金を確認した後に「担当者」欄に押印又はサインをして参加者にチケットを交付します。なお、使用しなかったチケットは、必ず同窓会に返納してください。紛失した場合は、担当役員の石村（5回生）に連絡してください。

学年幹事さんは次のとおり、チケット枚数と収納金額を管理して過不足のないようにお願いします。

　　　【　同窓会からの交付枚数×7.000円＝収納金額＋（残・返納枚数×7.000円）】

　　

（２）会費７千円の収納方法

　　　学年幹事が取りまとめて、同窓会の郵便振替口座に振り込んでください。期限は8月中旬ごろ（8月の準備委員会で決済をしますので、準備委員会より前の日となります。追って通知します）です。なお、参加者から直接、同窓会の郵便振替口座に振り込まれても構いません。その場合は、通信欄に「　○○回生（又は○○年度卒業）」と必ず記入してください。同窓会に振り込みがあった場合は、次の準備委員会で当該学年幹事にお知らせします。

　　

＊同窓会への振込用紙は、直接郵便局で受け取ってください。振込手数料は、参加者個人が振り込む場合は「振込人負担」でお願いします。学年幹事さんが取りまとめて振り込む場合は、手数料分を差し引いた金額を振込額として「振込人負担」で振り込んください。

＊同窓会の口座（郵便振替口座）は次のとおりです。

　　加入者名・・・広島市立牛田中学校同窓会

　口座番号・・・記号　０１３９０－０

　　　　　　　　　番号　　１０９８５３

　　

　　　通信欄に必ず「○○回生」又は「昭和○○年度卒業」のように何回生（期生）か何年度卒業であるかが分かるように記入してください。

（３）壁画修復作業寄付金の払込み

　　　上記の同窓会郵便振替口座で振込（1口千円）をお願いします。

　　　その際は、必ず通信欄へ「寄付金」のように寄付金であることが判るようにご記入ください。

４　広告主の募集について【担当：安広（3回生）】

　　別紙のとおり、議案書に広告する個人、企業、事業主等を募集します。

　　広告主様には広告主募集要領、領収書を交付してください。領収書には、金額、広告代の内訳が明確にわかるように但し書きに記入、及び取扱者（学年幹事等）の氏名、印、電話番号を記入、押印してください。

また、領収控えの各欄にもれなく記入し取りまとめて、担当役員の安広（3回生）に提出してください。

５　次回準備委員会（第5回目）の開催日

　　　3月25日（土）　13時～15時

　　　牛田集会所　　2階

別紙 

広告主募集要領

下記総会において配布する「総会議案書」に広告主を募集します。

議案書は、１、０００部程度作成します。議案書における広告部分のページ数は２０ページ程度を予定しています。

１　総会（懇親会を含む）の内容について

（１）名称　　　　広島市立牛田中学校同窓会総会

（２）開催日時　　２０１７年９月９日（土）午後３時～午後６時３０分

（３）場所　　　　リーガロイヤルホテル広島

（４）参加人数　　約８００名（同窓生、恩師等）

２　広告主募集について

（１）募集する広告主

　　　特に制限を設けませんが、公序良俗に反する等の理由により掲載をお断りする場合があります。

（２）広告スペース

　　　A４用紙１ページに名刺大の枠を１０枠設けます。１枠を３千円とします。

但し、１ページ広告は2万円、半ページ広告を1万円とします。なお、裏表紙1ページ広告は5万円、裏表紙内側1ページ広告を3万円とします。