2018年10月22日月曜日

2018年第6回理事会議事録

2018年9月15日に開催された「第6回理事会」議事録を公開します。

                      2018.10.22 広島市立牛田中学校同窓会事務局



第6回理事会 議事録       2018.9.15(土) 14:00~16:30

                  牛田集会所1階

 

 参加者 10名(泉田、吉田、松木、河崎、平岡、安広、幸田、岡崎、吉野、市原)

 

1.(審議) 司会者、書記の選出について

① 双方とも、決めておくほうが良い。

  司 会  原則総務理事が行なう。欠席の場合は3人の副会長が担当する。

      (書記役の次の副会長が代行する)

  書 記  副会長が以下の順番で担当する。① 吉田 ② 松木 ③石村

       欠席の場合は、次の番号の人が代行する。

       この結果を受けて、河崎総務理事が司会役を務め、吉田が書記役を務める

      (書記が毎回変わるので、議事録帳を準備しておいて欲しいとの要望在り、私見を記せば、受け渡しのことを考えると、2冊必要かと感じます。)

② 書記の任務の軽減のため、次回からは会議を録音することとする。

  レコーダーの購入を決定。

③ できた議事録は、内容に落ちや、間違いがないかを2人に確認してもらう。そのうえで、次の理事会の時に、参加者全員に配布する。(議事録確認は、会長と後の一人はその都度決める。)

 

2.(審議)理事会の在り方(進め方)

  ① 絶対多数決か比較多数決かは、「常識的判断」で司会者が判断する。僅差であったり、議論が煮詰まりきらなかったりした場合は、司会者の判断で結論を急がず、決」を採らなかったり、多くの人に参加してもらうように要請したりして、次回に伸ばすなどの措置を取る。司会者に広く権限を与え、その判断を任せる。

 

3.(審議)個人情報の取り扱いについて

① 学校から取得時に注意することは学校側が対応するという事なので、個人的に集めるときの「芳名カード」に注意書きを加える。


② 私たち(理事会)が「渡す」という立場になった時のことは、「個人情報の取扱いに関する細則」で決めていることを、誠実に実行する。変更案については、議論する時間がなかったので、できていない。クラス会の幹事には「求められたクラス以外の名簿は渡さない、同期会の幹事には「その期以外の名簿は渡さない」と言う原則と、申請者も受諾役員も2名の署名が必要と言う原則を徹底する。

③ 議案書の作成に当たっては、審議、議決項目を優先し時間配分を考えて報告をする。 

4.① DVDを2千円で販売する件については、動画の人の顔が分かることが、新たな問題になることも考えられるので、今後慎重に検討する。

② 本の宣伝を同窓会ホームページに掲載してほしいという要請が合った件については、「本名」を名乗ることができないという本人の意思が固くペンネームで通したいということだったので、同級生の証明があれば、   「載せてもいい」か、それでは「載せられない」の採決を行い「載せられない」が多数だったので、そのように返事することとする。


ここからは、時間切れのため、「さしあたっての検討」という事にし、「新たな変更の決定」は行われていません。            


同窓会ホームページへの公表内容について

① ホームページの発信元の表示について、「事務局」と「理事会」、「同窓会本部」などの、どの表記にするかは、時間の関係で協議できなったので、次回理事会で再度検討する。(何も変更を決めていないので、決定されるまで現行のままで行く。)

 

その他、審議項目、報告項目が予定されていましたが、時間超過のため行うことができませんでした。報告は遅れますが、次回にまとめて行ってもらう事、それも審議項目を優先して議論することという、 暗黙の了解が得られたと感じています。

                      

                       文責 吉田

 

 

 

上記議事録の内容に、過不足、誤謬の無いことを確認しました。

 
      確 認 者 氏 名         泉田 浄明  印 
                          平成30年10月 9日  



          

     確 認 者 氏 名         河崎 建志 印
                 平成30年10月 9日      

2018年7月22日日曜日

名簿貸出の申請について

名簿貸出申請書の内容を掲載します。

幹事さん(世話人を含みます)で申請書が必要な方は同窓会事務局までメールでお尋ねください。

事務局メールアドレス : kuni-kuni.i@hi2.enjoy.ne.jp


名簿貸出申請書

広島市立牛田中学校同窓会

会長 様

 

私は個人情報の取り扱いに関する細則の規定に基づき、同窓会名簿の貸出しを申請します。

なお、この名簿は同窓会活動以外では使用しません。

上記のことを承諾いたします。

申請日   年  月   日



希望する名簿

回期・組       第    回    組

代表申請者

氏名


住所

電話番号

同意申請者

氏名


住所

電話番号

使用目的

 

 

返却予定日

 

*貸出した名簿の住所等に変更があった場合は、修正個所が分かるように修正して返却してください。



会長

              ㊞

名簿担当役員

              ㊞

特記事項

 
(翌年度から5年保存)

第5回理事会議事録

2018年7月8日(日)開催の理事会議事録を公開します。

第5回理事会 議事録 

     

2018.7.8 14001600

                     牛田集会所1階(中ホール)
参加者、欠席者は記録済み

 

1 平成30年7月5日(木)~7日(土)の豪雨について

 出席した理事については今のところ豪雨被害の報告はありませんでした。

2 行事(予定)

  5月12日(土) 140016:00  第4回理事会 【牛田集会所】

                     参加者は別紙出欠表を参照。

6月23日(土) 9001430頃  母校体育祭  【上グランド】

 ・参加者

   来賓(9時~ 泉田会長 

   応援合戦審査員(1230分~ 56回生5名、その他5名、計10名) 

 ・同窓会ホームページ(ブログ)にアップ済み。

・前日まで天気予報は「雨」で開催が危ぶまれたが雨に打たれることもなく無事開催された。

・総合成績、応援合戦共に赤団が優勝したが僅差であった。特に応援合戦では青団は西城秀樹の「ヤングマン」を採用し、元気に明るく演技しており見る人によっては赤団を上回っていたであろう。

 

7月14日(土) 17002100  ほおずき祭り

~15日()  初日のみ参加に決定。

     *第4回理事会議事録で開催日を7月21日()~22日(日)と記載しましたが、誤りでした。ご迷惑をおかけしました。すでに議事録は修正済みです。

   

7月14日(土) 12回生還暦同窓会開催(学年幹事:青木 太)

    シェラトンホテル、73名参加予定。同窓会旗、校歌CD貸し出し。

 

3 ほおずき祭り参加

(1)参加する目的

①同窓生探し  ②幹事又は世話人探し 

 ③同期会・クラス会開催情報の収集

 

(2)具体的な取組方法

  ① 同窓生が見つかった場合は、「芳名カード」に記入していただく。また、クラス会、同期会の開催状況を聴取する。クラス幹事、学年幹事の氏名を尋ねる。

  *「幹事不在回期一覧」の様式を使用する。

 ② 前年度にクラス会又は同期会を開催、或いは今年度開催予定の回期については、「クラス会・同期会開催状況報告」セットを手渡す。世話人(学年幹事、クラス幹事等)から開催状況報告を提出(郵送)していただく。

    *「クラス会・同期会開催状況報告」セット内容

     ・「クラス会・同期会開催状況報告」用紙

     ・「返信用封筒」(切手貼付済み)

  封筒

 

4 同期会開催支援について

  安広理事、湯谷アドバイザーが提携ホテルとの交渉を軸に事業案を作成中です。

  この事業案とは別個に、同期会開催で必要となる金銭的な支援を行う方向で調整することを決定しました。例えば、参加者1名につき300円の支援、又は通信費、事務費等の立替え等です。

  しかし、予算との均衡を図る必要があります。そのために1年度にどの程度開催されるか等、検討すべき事項もあるため、具体的な取組方法や金額等については各理事が事前に検討し、理事会に持ち寄り審議、決定することにします。

  *今年度中に実施する場合は、予備費5万円、又は事業費5万円の中から他の支出を差し引いた範囲内で支出決定することになります。

5 母校との連携について

母校において10年後(2028年度)発掘のタイムカプセル施策が検討されています。基本的には現在の在学生が主体的に実施することになりますが、同窓会としてもバックアップしていきましょう。

 母校及び現在学生の意向に沿えるように継続して連携することとします。

 

6 個人情報の取り扱いに関する課題

(1)  個人情報保護法(研修)

・添付資料(政府広報オンライン)による研修を実施。

・今回の研修により、個人情報の重要性や適正な取り扱いの重要性について理解を深めました。

*資料名・・・暮らしに役立つ情報「小規模事業者や自治会・同窓会もすべての事業者が対象です。これだけは知っておきたい「個人情報保護」のルール」

(2)個人情報保護法の改正(2017.5.30)により、同窓会も本法の対象であることが判明したため課題を洗い出したうえで、対応を検討することとします。

(3)同窓会名簿等の個人情報の取り扱いについては、「個人情報保護に関する細則」により適正な取り扱いを行うこととします。

 

7 懇親会開催の有無について

  懇親会の開催について審議した結果、役員総会会議に引き続いて実施することにしました。従って、来年2月開催の役員総会開催日は総会終了後に同一会場で懇親会を開催することとします。また、会場は集会所ではなくホテルが適当と考えられます。

また、来年度予算に費用を計上するに当たり、懇親会費として支出する範囲について次回理事会で検討することにします。(会場費等を含む)

 

8 立替払い

  理事会資料作成

コピー代金・・・A3用紙20枚(1枚10円)×6名分=1,200円

  

9 役員への連絡上の問題点

(1)理事会開催案内をメールで受信した場合は、返信を必須とすることにします。

 返信内容は「出席します」「欠席します」「未定です」「メール見ました」など、少なくともメールを確認したことが判る内容とします。

(2)役員総会メンバー(理事会メンバーを除く)へのメール送信は原則としてPCアドレスのみにしようということにしました。(携帯電話の場合は添付ファイル付きメールを含めると多くの場合「送信不能」扱いとなります)

(3)メール送信をしない役員総会メンバー宛への対応について

  メール送信をしない役員については、関連性の高い情報に限り「郵送」により情報提供します。なお、議事録については、ホームページ(ブログ)にアップします。

   また、メール送信をしない役員については、パソコン(携帯及びスマホは添付ファイル送信可能端末)のメールアドレス登録も合わせて行いますのでご協力をお願いします。

 

参考:

PC(52名)、携帯メールのみ(19名、理事会メンバーを除く)、メルアド登録なし(49名)

  

10 次回理事会

日時: 9月 15日(土) 14時 00~ 16時 00分

場所: 牛田集会所  (未定)階

 

【議事録の添付書類】

1 個人情報保護法研修資料(政府広報)

2 個人情報保護に関する細則

3 名簿貸出申請書

4 不在回期一覧表

5 クラス会・同期会開催状況報告

6 理事会等出欠表



2018年7月20日金曜日

還暦同窓会(12回生)が開催されました!

 開催日:2018年(平成30年)7月14日

場  所:シェラトングランドホテル

 

発起人の青木さんが、牛田中学校の同期

「還暦会」開催を思い立たれたのが3年前でした。

全く何も無いところからのスタートだったそうです。

青木さんから同窓会事務局あてに送ってこられたメール全文を掲載させていただきます。

 
( 原文のまま )
 
1次会は70名あまりでした。

来賓として磯谷先生と大内先生に来ていただきました。

2次会にも50名強の参加がありました。

3次会以降もあったようです。

遠くはNY、沖縄、岩手、山形、東京、千葉、横浜、名古屋、大阪など遠方の方も沢山参加いただきました。

いろいろありましたがおおむね好評でした。

未曽有の豪雨災害で4名の欠席がありました。

悩んだりもしましたが無事終えることが出来ました。

皆さんに感謝です。

ありがとうございました。
 











   ≪同窓会事務局からのお知らせ≫
 これから同窓会を開かれようとする幹事さんにお知らせです。「還暦同窓会」には、同窓会事務局から卒業時の会員名簿を提供させていただきました。
 学年幹事さん(又は世話人さん)からの申請(2名連名)により当該学年又はクラスの名簿貸し出しを行っています。同期会又はクラス会開催のための連絡用にご利用ください。詳しくは、下記メールアドレスまでお尋ねください。
同窓会事務局メールアドレス:kuni-kuni.i@hi2.enjoy.ne.jp

 

 
 

 

2018年7月16日月曜日

2018年ほおずき祭り参加

2018年7月14日(土)午後5時ころから午後9時まで

牛田ほおずき祭りに参加しました。

当日はクラス会・同期会情報はありませんでしたが、同窓生探しでは、
新たに9名の同窓生が同窓会名簿に登録されました。
 
なお、12回生の還暦同期会が当日(7月14日)、開催されています。
後日、本ブログへの掲載を予定しています。
 


 
 

7月豪雨により被災された皆さま

心からお見舞い申し上げます。


2018年7月16日
広島市立牛田中学校同窓会
会長  泉田 浄明

2018年7月9日月曜日

2018年牛田ほおずき祭りに参加します

お知らせ

2018年7月14日(土)

午後5時から9時ころまで

同窓会ブースを設営します。

 
今年もほおずき祭りの初日に同窓会のブースを設営します。
同期会、クラス会の開催状況などの情報提供をお待ちしています。
例年、ほおずき祭りは第3土・日曜日に開催されていましたが、
今年は第2土・日曜日開催です。
ご注意ください。