２０２３．６月期総会準備委員会要旨

 

2023通常総会・懇親会準備委員会要旨（第５回目）

2023年６月１８日（日）10:30～12:00

牛田集会所2階　大ホール

参加者　　１８　名。

１　通常総会・懇親会（大同窓会）開催要領

　・前回議事要旨添付。

・総会出欠報告のブログ（同窓会ホームページ）掲載

　　幹事さんが開催案内を電話で行う場合に、先方がブログを見て、申込み、振り込みができるように便宜を図る趣旨。申し込み、振り込みがあった場合は、事務局から幹事さんにメールで知らせる。6月19日（月）から実施。

・牛田中同窓会総会・懇親会は、合同同期会です。

　　牛田中の同窓会は、横のつながりを確保できるように同期で固まって着席します。

　　いわば合同の同期会です。

 

２　参加者数見込み、会費収納方法、受付名簿作成

（１）参加者数見込み

　　　経費節約のため、まずは電話、ライン等で連絡し、連絡のつかない人で住所がわかっている人に手紙又は往復はがきを出す、という回期が多かった

（２）主たる会費収納方法

　　　原則、回期（学年）で収納するが同窓会事務局での収納も併用する、という回期が多いか？

　

（３）受付名簿作成

・当日受付で使用する名簿（氏名、会費の有無）は、各回期で作成してください。

・事務局への申し込み、同窓会振替口座への振込については、事務局で回期ごとに記録を作成しますので、幹事さんに情報提供します。

 

３　総会開催ポスター・ビラ、その他周知

・中国新聞金曜日版（2回目を掲載予定。　　月　　日朝刊）

・町内会

　組（牛田地区　４９１組、牛田新町地区　２１６組）ごとに回覧します。

・各種掲示板

　　　

４　総会議案書広告の募集

（１）前回（２０１７年）広告主あてに掲載依頼文を郵送（６月１１日、７０件）

（２）リーフレット（A3両面印刷）の活用。

・同期の人に広告を依頼。

・同窓会開催案内を封書で送付する場合は、広告募集のビラを同封するなど。

・広告希望者への周知漏れがないようにしましょう。

・申込書、広告サイズ料金一覧表、領収書・同控、前回広告主一覧表

 

５　役員の学年幹事会推薦（１２名～１６名）

・会長（１名）、副会長（３名）、理事（１０名以内。内訳・・・会計担当、総務担当、組織担当、名簿担当、事業渉外担当、特命理事５名以内）、会計監査（２名）

・来月には、推薦候補者を絞ります。

・今期で会長、総務理事等が退任予定ですが、当面、役員総会構成員であるアドバイザーとして残ってもらうこともできます。

 

６　総会・懇親会の流れ

・会場との打ち合わせで、総会を含めて２時間とすることとなっていますので、総会は短時間（２０分）での開催になります。ご協力をお願いいたします。

・総合司会は、今回も桑原しおりさんが勤めます。桑原さんは、テレビラジオでおなじみですが、牛田中２５回生です。

・今回も、母校生徒作成のテレビ番組放映（全国優秀賞）の要望がありましたので、母校に申し出ます。

・料理について、コロナ感染防止との兼ね合いで役員間で意見の相違がみられました。

 

７　次期第６回準備委員会

・日時　　７月1７日（月曜日）　１0時３０分～　１2時　００分

・場所　　牛田集会所２階大ホール

　

 

以後の準備委員会開催計画（場所は牛田集会所で予約済み）

 

　

　　第７回準備委員会　　８月２０日（日）　

午前１０時３０分～１２時０分　　　　２階大ホール（マイク有り）

　第８回準備委員会　　９月１８日（月、敬老の日）

午前１０時３０分～１２時０分　　　　２階大ホール（マイク有り）