2023.8月期 総会準備委員会要旨

 

2023通常総会・懇親会準備委員会議要旨（第７回目）

2023年８月２０日（日）10:30～12:00

牛田集会所2階　大ホール

参加者　　　　　25　名。

１　連絡事項

（１）「平和の軸線」DVD放映（約１０分）　　全国大会優秀賞受賞。

　　　製作者８名の会員（高校１年生）を総会に招待し、上映前に紹介する。

　　製作者の参加は未定。

（２）物故者の議案書掲載と黙とうの実施

　　今回案内状の返信で判明した恩師。それ以外で確実に判明した恩師。議案書にご芳名を記し、哀悼の意を表する。哀悼のはがきを送付。

　　＊同級生の物故者については、各幹事が総会参加の同期生に書面を配るなどして、恩師と併せて哀悼の意を表明してください。

　　

２　会費収納

　　８月２３日にそれまでの参加者分代金をリーガロイヤルホテルに振り込みます。今後の参加希望者も引き続き受けてください。会費は同窓会口座に振り込むか、９月１８日の最後の準備委員会に持参してください。

　　リーガロイヤルホテルへは、その後の増減は総会当日を含め、総会終了後に清算支払いします。

 

３　参加状況

（１）８月２０日直近の参加状況・・・別紙（参加者　約２６０名）

（２）参加者リストに基づいて名札を作成します。

旧姓を、名札の(　　　)内に表示しますのでリストには旧姓を記載しておいてください。

（３）参加申込み及びキャンセルの締切日時は、９月２０日（水）午後７時です。

必ず事務局のメールアドレス　に連絡してください。ここで、確定となります。

　　事務局メールアドレス　　kuni-kuni.i@hi2.enjoy.ne.jp

 

４　記念撮影。

　　懇親会が始まると、回期ごと（恩師に真ん中に入っていただきます。人数の少ない回期（学年）は合同）に専門業者による記念撮影をします。

記念撮影については、パスワードを付けてネットにアップすることを了解された方だけが対象です。ネットにアップした画像は、専門業者に注文することで、紙媒体（写真用紙）で購入していただくことになります。ダウンロードはできません。

スナップ写真については、ランダムに撮影しますが、個人情報保護の関係でネットにもアップしませんし、画像の配布、販売等もしません。作成したアルバムとデータは記録用に母校事務局に保管します。

 

５　開催ポスター・ビラ、その他周知

・中国新聞金曜日版　（３回目掲載。　８　月　１１日朝刊）

 

６　議案書広告

　ゲラ版の出来上がった広告主様から順次、郵送で確認作業をします。代金は同窓会振替口座に振り込んでいただきます。原則、領収証は発行しません。総会終了後に、議案書を郵送します。

　　

７　日程

（１）当日、学年幹事さんやお手伝いできる方は、午後２時までに４階会場にご参集ください。受付の準備をお願いいたします。

参加者名簿によるチェック、会費当日納入者からの会費受け入れ、配布物（総会議案書、有れば２次会案内、同期生物故者等）の配布、名札の配布等。

（２）１７時３０分までには退出できるような日程に変更しました。

懇親会開始後、乾杯あいさつの後、記念撮影をしますので滞らないように応援体制をお願いします。

（３）次回総会は、４年後の２０２７年（令和９年）です。

 

８　役員の学年幹事会推薦（１２名～１６名）

・会長（１名）、副会長（３名）、理事（１０名以内。内訳・・・会計担当、総務担当、組織担当、名簿担当、事業渉外担当、特命理事５名以内）、会計監査（２名）

・本日、推薦候補者が決定しました。議案書に掲載します。

 

９　第８回準備委員会（最終）

・日時　　９月１８日（月、敬老の日）　　　午前１０時３０分～１２時０分　

・場所　　牛田集会所２階大ホール

　

・内容　　参加者増減調整、受付リストの確認、会費収納。

　　　　　会費の当日収納の有り無し、有りの場合の氏名。

　　　　　当日の役割分担。会場のレイアウト、料理メニュー。準備品等。