2019年度第６回理事会議案

第６回理事会　議案　　　　　　　　2019.10.26（土）　13：30～14：45

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　牛田集会所１階（本棚のある部屋）                                                               参加者、欠席者は記録済み
 

　　

本文（　５P）

　　別　紙１　理事会等出欠表（　１Ｐ）

　　別　紙２　第５回理事会議事録（９Ｐ）

資料１　「理事会議のあり方」（２Ｐ）

資料２　「個人情報の取扱いに関する細則」（６Ｐ）

 

 

１　司会者、書記

　　　　司会者　・・・　河崎総務理事　　　　　　　　　書記　・・・　吉田副会長

 

２　理事会の議決状況等（「◎」は今回の優先議案）

 

区分	内　　　　　　　容		議案
議決 （前回）		①会員名簿貸出し時の取扱い（データによる貸出） ②同期会開催支援について（還暦の会・古希の会） ③ほおずき祭りについて（雨の日対策、取組活動対策等） ④会計支出の報告（承認） ⑤次回理事会
継続	◎ ◎ ◎ ◎ 〇     ◎	①会計支出の承認 ②次回理事会 ③会員名簿貸出し時の取扱い（細則の配布等） ④同期会開催支援、開催状況の把握 ⑤同窓会の窓口を「事務局」とする正当性のための決議 ⑥理事会議案書等のＨＰ公開基準（現在は会長判断となっている） ⑦代表幹事選任 ⑧理事会のあり方（採決の方法 ⑨担当理事を長とする委員会のメンバー確保について ⑩２０１８年度役員総会（前回）質問に対する回答（１件）	項番７ 項番８ 項番３ 項番４ 項番１０     項番６
新たな議題	◎	①役員総会の開催	項番５
報告	〇	報告（HP掲載状況、同期会等開催状況、母校模様、行事）	項番９

３（審議）会員名簿貸出し時の取扱い（細則の配布等）

個人情報の取扱いに関する細則１２条、１５条、１６条関連

 

第５回理事会審議の内容をまとめました。具体的な基準としてよいかどうかを

審議します。

 

（１）「どういった場合にデータ提供できるか、（名簿担当理事が判断する）具体的な基準について」

 

　　基準を設ける理由

①　本来の目的である同期会、クラス会開催のために使用するものであること。

　　②　他に流用される（商売や選挙等）ことがあってはいけない。

 

具体的な基準　

①　同期会、クラス会開催準備の状況が全員に連絡する段階に至っていること。

②　同期会、クラス会を開催することが外形上認められること。

例えば、世話人が各クラスごとに決まっているとか、そうでなくても少なくとも３～４名以上の世話人が決まっているなど。

③　紙媒体、電子記録媒体等の区別はしない。ただし、①②の段階に至っていない場合で、クラス幹事を決めたい、という理由がある場合は、必要な範囲（例えば、卒業時の幹事の名簿、名簿理事が選んだ２クラス程度の名簿）で紙媒体の名簿を貸し出す。

 

貸出時の取扱い

貸出時の取扱いは「個人情報の取り扱いに関する細則」（以下「個人情報細則」という）１２条によるほか、貸し出す名簿を交付する際に併せて個人情報細則を印刷して交付する。

また、同第４条（利用目的）、同第７条（第三者提供の制限）、同第１２条（会員名簿）５項、６項、同第１５条（漏えい等に対する措置）を説明する。

 

（２）いわゆる世話人ではなく、学年幹事、クラス幹事からの貸出請求については個人情報細則第12条4項により貸し出しをすることになる。

　　

＊名簿理事、学年幹事、クラス幹事は名簿の管理責任者です。同窓会全体、自分の学年やクラスの名簿を作成し管理する役割を持ちます。（個人情報細則１０条、１２条２項）

お互いが連携を図りながら適正に名簿を管理し、常に最新の状態を保ちましょう。

　　

 

（３）個人情報の取扱い（確認）

　①　同期会等で氏名等を記載した名簿を配ることは全員の同意がない限りできない。

→第三者（本人及び団体としての同窓会以外の人）への提供は本人の同意がない限り禁止。

②　消息不明者氏名のみを記載して配布することも個人情報保護法違反になり、プライバシー侵害となる可能性がある。→氏名のみでも保護の対象となる。

③　本人の同意がない限り名簿の配布や販売をすることはできないが、団体として会員名簿を作成することはできる。

④　本同窓会では、個人情報細則第４条による利用目的以外で使用することはできない。

 

 

４　（審議）同期会開催支援、開催状況の把握

（１）１３回生の還暦会について

　　・８月１２日（月、振替休日）に開催済。　

　　・学年幹事を中心に有志で実施された。約６０名の参加があった。

　　・幹事の了承を得て、同窓会ホームページへ７月２０日に告知したが、同窓会に対しては反応は無かった。幹事さんに連絡等があったかどうかを確認する。

　　・１３回生名簿のデータは泉田会長から両幹事に送信した。

　　・更新された名簿データが返却される予定。

　　　

（２）（審議）１４回生、４回生の同期会について

①１４回生（還暦の会）について

・学年幹事

　・１４回生に対しては、安広事業部長から連絡する。

11～１５期の5回期代表の出田代表幹事が協力する。

・幹事さんには次の２点を説明し、その結果を理事会に報告する。なお、対応等を急ぐ場合は、会長ほか関係役員に連絡する。

 

ア、幹事さんに支援ビラを送付するなどして支援内容を周知し、利用の有無を確認する。また、開催告知（ホームページ、各種行事でのビラ配り）の了承をもらう。

イ、終了後に更新名簿の提供を依頼する。

②４回生（古希の会）について

学年幹事の引き受け手が無くアプローチ困難な状況。

４回生に対しては、今後も情報収集に努めることとする。

（３）会員情報

　　　１１回生・・・１名。同窓会メールアドレスに問い合わせがあり、学年幹事対応済み。

１８回生・・・１名。幸田名簿理事により対応済み。学年幹事代理にメールで情報提供済み。

　

５　（審議）役員総会の開催について（案）

（１）開催日等（案）→　詳細は１２月の理事会で決める。

・開催日・・・2020年2月16日（日）11：00～14：00（12時から懇親会）

　　・場所・・・牛田集会所

　　・費用・・・２.000円

　　　　　　＊会費は１.000円。半分の1.000円を同窓会負担。

　　　　　　　　内訳：弁当（1.000円、ビニール袋付）、飲み物（缶ビール１缶、ノンアルコールビール１缶、コーラ・ウーロン茶２リットル２本、焼酎、日本酒、ウイスキー各１本）、おつまみ、紙コップ、ビニール袋、ごみ袋。

　　　　　　＊弁当がらは各自で持ち帰り。

　　　　　　＊集会所のコップ等の使用。

　　・主たる議案

　　　　①会員名簿の貸出

　　　　②PC放送部のDVD

　　　　③

（２）準備

　　①　会場確保

②　案内・・・案内状発送（往復はがき）開催日の35日前

　　　　　　　　　メール。

　　③　議案書等印刷・・・石村副会長。

　　④　記録・・・カメラ、ボイスレコーダー

　　⑤　同窓会旗、校歌CD、胸章、席次表、参加者名簿。

　　⑥　顧問あいさつは出席顧問全員。順番は、松原顧問、湯浅顧問、美越顧問、三村顧問。

 

６　（審議）理事会議のあり方

（１）議論の進捗状況

　　「理事会議のあり方（案）」の記載中、　「２　会議の進め方　ａ、ｂ、ｃ，ｄ、e」は理事会で決定済。（決定部分はゴシック体部分）

（２）意見調整及び「理事会議のあり方（案）」への反映

　　定足数及び委任状について、第4回理事会、、第5回理事会の2回にわたり会則15条との整合性などを意見調整した結果、次のとおり決定した。

　　「　e　５名以下で決議した場合、次の理事会で報告し、了承を得る。もし、異論が出た場合は再審議する。」

（３）今回の審議事項

　　　次のf,g,h,i及び追加事項（有れば）について審議します。

 

ｆ　過半数を得る選択肢がない場合は、上位2つの票で決選投票を行います。

ｇ　基本的事項を遵守し、司会者は、基本的事項が遵守されていないと認めた場合は、

是正措置を取りましょう。

ｈ　審議案件については、原則として理事会役員全員が自らの考えや意見を述べましょう。

ｉ　書記は、特に審議の経過（賛成意見、反対意見等）、決議内容及び出席者氏名については議事録への記録漏れがないようにしましょう。

 

７（審議）会計支出の報告（承認）

　　・理事会資料作成コピー代・・・11枚（A3）×１２名分×１０円　＝1.320円　

　　・理事会議会議室・・・800円。エアコン代・・・　　　円。

 

８（審議）　次回理事会

　　日時：　２０１９年　１２月　１５日（土）　１３時３０分～１５時００分

場所：　牛田集会所　　　階

　　　　（案）　忘年会：　

 

９　報告

（１）ホームページ掲載状況（４月以降）

　　４月１３日・・・平成３１年度入学式模様

４月２３日・・・第３回理事会議事録

４月２４日・・・第１６代長谷川校長先生表敬訪問

６月２０日・・・第４回理事会議案

　　　６月２４日・・・母校体育祭開催模様

７月２０日・・・１３回生同期会（還暦会）開催案内

８月１７日・・・第５回理事会議案

（２）同期会等開催状況

　7月13日（土）・・・10回生同期会開催

8月12日（振替休日）・・・１３回生同期会（還暦会）開催

 

（３）母校模様

全国学力・学習状況調査（母校）

　　　　　実施日・・・４月１８日（木）

　　　　　対象・・・３年生

国語				数学				英語
国	県	市	母校	国	県	市	母校	国	県	市	母校
72.8	74	73	83	59.8	60	50	74	56	56	56	66

 

（４）行事

８月１８日（日）　　第５回理事会　　牛田集会所　１０名出席。

９月２７日（金）　心の参観日　　母校「思道館」　松木副会長参加

１０月２５日（金）　合唱祭　　　母校「思道館」

　　　　　　　　　シンガーソングライター「新屋まり」さんのステージあり。

１０月２６日（土）　第６回理事会　　牛田集会所

 

１０（審議）同窓会ホームページ（ブログ）

「同窓会の窓口」を「事務局」としてよいかどうか（審議）

（ＨＰ等において「同窓会からのお知らせ」をする場合の発信元について）

理事会役員全員を事務局兼務とし、、同窓会の窓口を「同窓会事務局」とする。