2019年第7回理事会議案

第７回理事会　議案　　　　　　　　　　　　2019.12.15（日）　13：30～14：45

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　牛田集会所１階（本棚のある部屋）

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　参加者、欠席者は記録済み

　　

本文（　３P）

　　別　紙１　理事会等出欠表（　１Ｐ）

　　別　紙２　第６回理事会議事録（3Ｐ）

資料１　「理事会議のあり方」（１Ｐ）

資料２　

 

 

１　司会者、書記

　　　　司会者　・・・　　　　　　　　　　書記　・・・　

 

２　理事会の議決状況等（「◎」は今回の優先議案）

 

区分	内　　　　　　　容		議案
議決 （前回）		①会員名簿貸出し時の取扱い（細則の配布等） ②同期会開催支援、開催状況の把握 ③理事会のあり方（採決の方法） ④会計支出の報告（承認） ⑤次回理事会
継続	◎ ◎ ◎ ◎   ◎	①会計支出の承認 ②次回理事会 ③役員総会の開催 ④同窓会の窓口を「事務局」とする正当性のための決議 ⑤理事会議案書等のＨＰ公開基準（現在は会長判断となっている） ⑥理事会のあり方（残りの部分を含めた全体） ⑦代表幹事選任 ⑧担当理事を長とする委員会のメンバー確保について ⑨２０１８年度役員総会（前回）質問に対する回答（１件） ⑩	項番６ 項番７ 項番３ 項番５   項番４
新たな議題
報告	〇	報告（HP掲載状況、同期会等開催状況、母校近況、行事）	項番８

３　（審議）役員総会の開催について（案）

（１）開催日等（案）

・開催日・・・2020年2月16日（日）11：00～14：00（12時から懇親会）

　　・場所・・・牛田集会所2階ホール（予約済み）

　　・費用・・・２.000円

　　　　　　＊会費は１.000円。半分の1.000円を同窓会負担。

　　　　　　　　内訳：弁当（1.000円、ビニール袋付）、飲み物（缶ビール１缶、ノンアルコールビール１缶、コーラ・ウーロン茶２リットル２本、焼酎、日本酒、ウイスキー各１本）、おつまみ、紙コップ、ビニール袋、ごみ袋。

　　　　　　＊アルコール類の寄贈（開封されていないもの）

＊弁当がらは各自で持ち帰り。

　　　　　　＊集会所のコップ等の使用。

　　・議案

　　　　①事業報告、事業計画

活動経過報告、会員名簿の貸出、（理事会議のあり方）、（事務局構成員と任務）

学年幹事・代理及びクラス幹事の確認作業。

代表幹事選任。役員一覧表。

同期会等の開催計画があれば報告してもらう。

2022年開催の通常総会に合わせた同期会開催をお願いする。

　　　　②PC放送部のDVD

　　　　③31年度会計報告、会計監査報告。2年度予算案。

　　①　会場

　　　　集合・・・午前10時。会場設営、受付など。弁当・飲み物等の搬入。

②　案内・・・ア、案内状発送（往復はがき）→開催日の35日前の1月10日(金)

　　　　　　　　　イ、メール→締切は開催日一週間前の2月８日（金）。

　　　　　　　　　ウ、ブログ掲載

　　　　　　　　　　　新たに同期会を開催したいと思っている人がいたら、事務局へ連絡の上、役員総会に参加してもらう。

　　③　議案書等

作成・・・2月６日（金）まで。泉田会長、平岡会計理事。

承認・・・2月９日（日）第1回理事会開催。

印刷・・・2月９日（日）～2月15日（土）役員総会前日まで。石村副会長。

　　④　記録・・・カメラ、ボイスレコーダー

　　⑤　同窓会旗、校歌CD、胸章、席次表、参加者名簿。

　　　　母校ＰＣ放送部作成のＤＶＤ．

　　⑥　顧問あいさつは出席顧問全員。順番は、松原顧問、湯浅顧問、美越顧問、三村顧問。

 

＊  通常総会・・・　2022年9月（予定）。

　　準備委員会立ち上げ・・・2021年8月。以後は　10月、12月、

2022年2月（役員総会）、4月、5月、6月、7月、8月

 

４　（審議）理事会議のあり方

（１）議論の進捗状況

　　「理事会議のあり方（案）」の記載中、　「２　会議の進め方　」は理事会で決定済。（決定部分はゴシック体部分）

（２）今回の審議事項

　　冒頭の説明部分、基本的事項、会議の進め方の説明部分について原案どおりで良いかどうか

審議します。

　

５　（審議）「同窓会の窓口」を「事務局」としてよいかどうか

（１）現行会則の不備

会員又は部外者からの問い合わせ窓口については、従来から「事務局」を当ててきました。ＨＰ等で「お知らせ」をする場合の発信元も「事務局」としています。

　しかし、現在の会則は、事務局の構成員を教頭先生である事務局長1名としています。また、その任務は母校で対応できる住所異動等届出などに限定されたものとなっています。同窓会の事務処理全般を処理する機関になっていないのが実情です。そこで、会則を整備するまでの間、補完として、次のように事務局の構成員、任務を追加することとしてよいかどうか審議します。

①事務局員の追加　

理事会役員全員を事務局兼務とする。

　　②事務局任務の追加

　同窓会のいわゆる「窓口」を「事務局」とする。

 

６（審議）会計支出の報告（承認）

　　・理事会資料作成コピー代・・・4枚（A3）×１２名分×１０円　＝４８０円　

　　・理事会議会議室・・・８００円。エアコン代・・・200円。合計　1.480　円

 

７（審議）　次回理事会

　　日時：　２０２０年　２月　９日（日）　１３時３０分～１５時００分

場所：　牛田集会所　　　階

　　　　　＊役員総会：　2月16日（日）１１：００　から

 

８　報告

（１）ホームページ掲載状況

　　10月25日・・・第6回理事会議案

（２）同期会等開催状況

　　なし。

（３）母校近況

（４）行事

１０月２６日（土）　第６回理事会　　牛田集会所

１２月１５日（日）　　第7回理事会　　牛田集会所