来年の総会に向けて準備委員会を立ち上げました。１１月２３日に第１回目を開催しましたのでその要旨をご報告します。
なお、第２回目は、２０２３年２月２３日に、皆さんも懐かしい母校牛田中学校での開催を計画しています。詳細は別途お知らせしますのでご参加ください。
2023通常総会・懇親会準備委員会要旨（第１回目）
＊赤文字は準備委員会で議案を追加修正したもの。
2022年11月23日（水）10:00～12:00
牛田集会所2階 大ホール
参加者 ２６名。
１ 総会開催日時等
（１）日時: ２０２３年９月２３日（土、祝日）
１５時から１７時（２H）を予定しています。総会20分。懇親会１００分。
参考：２Hを超える延長料金は、表示価格で、全体（3ホール連結）が３１万円、２ホール連結使用の場合は２１万円。
（２）場所：リーガロイヤルホテル広島 ４階「ロイヤルホール」
コロナ禍収容数限度
６０卓（3ホール連結）×８名 ＝４８０名
４０卓（２ホール連結）×８名 ＝３２０名
（３）参加人数見込み： ３００名～４５０名。 各学年の固まりで着席します。
同期会を兼ねて参加しましょう。
（４）参加者取りまとめ
これまで通り、各回期でお願いいたします。全体の取りまとめは、準備委員会開催時及びメールで行います。
＊
クラス別名簿の作成・管理（名簿の漏洩・流用禁止です。）
全氏名が記載されたクラス別名簿を使って、判明している連絡先にメール、電話又は郵送で案内するのが、漏れが防げて望ましい。但し、郵送代等は原則として立替払いでお願いします。
＊ 同窓会名簿の貸し出し（名簿の漏洩・流用禁止です。）
卒業時クラス別の全員の氏名が記載されています。住所電話番号は非現行です。
これを基に連絡先を調べて、名簿を少しずつ完成させてください。転校の場合もご本人が希望されれば同窓会員になります。その場合は名簿に追記してください。
なお、1年に1回程度、同期会名簿を同窓会にも提出いただき同窓会名簿の更新をさせてください。
（５）総会の中止又は延期の判断基準
案内状発送のタイミングにもかかわるので、中止延期の決定時期やその判断基準を検討し、併せてキャンセル料の発生する事態に備えてそれを賄うために保険の導入を検討する。
２ 会費（案）
（１）会費
上限は８千円。仮に不足する場合は、寄付金収入、広告費収入、前回総会特別会計から一般会計に移した額、から補填します。
会場に支払う金額は一人当たり７千円を想定しています。コロナ禍以降、料理は各人に個別に取り分けられますので、今回は各人に弁当を注文する予定です。
（２）各会員からの収納
次のどちらかを選択。併用も可です。
各回期（学年）の収納方法は、振込、現金などを含め回期で決めてください。
① いったん回期で収納し、まとめて同窓会口座へ振り込む。
② 直接会員から同窓会口座へ振り込む。
３ 学年幹事必要経費（案）
（１）原則、立替払です。実費を領収書又は支出証明書によりお支払い（精算）します。但し、およその予算が立てられて事前交付を希望される場合は、例外的に事前交付します。
（２）経費の範囲
各学年で良識の範囲で支出してください。
必ず、領収書、支出証明書（領収証が取れない場合。本人の証明印でよい）を作成してください。
例：
ｉ 郵送費、コピー代、送金手数料、事務用品代（封筒代、用紙代、インク代、ＵＳＢ等記録媒体代）など。公民館、集会所等の打合せ場所の場所代など。
ⅱ 電話代などの領収が取れないものは支出証明書を作成。
４ 会計（特別会計）
今回も新たに総会特別会計を設けます。そして、前回総会特別会計から一般会計に移した額の一部（とりあえず２０万円）を、今回の総会特別会計に移します。
また、議案書の広告募集収入（議案書作成に充当）、寄付金収入を計上します。
寄付金については、本人の同意を得て寄付者氏名をホームページに公表し、総会議案書に寄付者名簿（同意を得た場合に限ります）を添付します。
５ 準備委員会開催スケジュール（案）
毎回出席する必要はありません。
報告・連絡・相談等はメールを併用します。
第２回目（兼役員総会） ２月２３日（木、天皇誕生日）
２回目は役員総会を兼ねて母校での開催を計画しています。併せて母校見学 も実施予定です。時刻は調整中です。
＊ペットボトル配布希望の要望があった。
以降、４月、５月、６月、７月（兼学年幹事会）、８月、９月に開催予定。
・招集通知はメール及び牛田中同窓会ホームページで行います。メールアドレス登録のない方は郵送します。但し、役員総会は郵送による通知も行います。
（２）総会参加人数の把握、集計、リーガへの報告
・大まかな参加人数把握、報告・・・２月～３月末まで。
・参加人数の集計、報告 ・・・８月中旬。
・最終的な参加人数報告・・・９月２０日。
＊料理の個数確定が２日前（９月２１日）の正午のため。
６ 会長等役員改選
出田代表幹事（11回生）を中心に今後の準備委員会を通じて選出作業を行います。
７月の準備委員会（兼学年幹事会）で推薦する候補者を決めて、９月の総会で承認・決定の運びとなります。
名簿貸出申請書
広島市立牛田中学校同窓会
会長 様
私は個人情報の取り扱いに関する細則の規定に基づき、同窓会名簿の貸出しを申請します。
なお、この名簿は同窓会活動以外では使用しません。
上記のことを承諾いたします。
申請日 年 月 日
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希望する名簿 |
回期・組 第 回期 |
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代表申請者 |
氏名 |
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メールアドレス |
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住所 〒 |
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電話番号 |
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同意申請者 |
氏名 |
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住所 〒 |
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電話番号 |
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使用目的 |
同期会の開催及び総会・懇親会の開催を周知するため |
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返却予定日 |
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＊貸出した名簿の住所等に変更があった場合は、修正個所が分かるようにして返却してください。
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会長 |
㊞ |
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名簿担当役員 |
㊞ |
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特記事項 |
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同窓会会員の消息調査方法
２０１１年に作成されたものです。その後の個人情報保護の考え方の徹底により、この通りにはできないものがありますのでご注意願います。追記しましたので参考にしてください。
１ 名簿、電話帳で調べる。
追記：同級生、同窓生、同一会社等以外の人は連絡しないほうが良い。また、電話の場合は、声で本人と確認できなければ、教えてもらえない可能性が高い。
① 最新の名簿（同窓会、クラス会、住所録、進学先の同窓会名簿など）の自宅の電話番号にかける。
② 名簿の氏名、住所を電話帳で調べる。（広島市近郊）
③ 電話帳になければ、「１０４」にかける。（電話帳には掲載しないが、１０４には掲載する人もいる）
④ 最新の名簿の住所宛に郵便で連絡する。
⑤ 最新の名簿の勤務先の電話番号にかける。
⑥ 異動している場合は、勤務先に尋ねる。
⑦ 実家（親、兄弟がいる）に尋ねる。
２ インターネットで調べる。
インターネット（ヤフー、グーグル）を使って氏名や特徴で検索する。
ＳＮＳ（フェイスブック、ミクシィー、ゆびとま等）で検索する。
３ 他の会員、兄弟姉妹に尋ねる。
同窓会員に電話等で連絡した場合は、他に連絡の取れる同級生等がいないか確認する。兄弟姉妹に尋ねてみる。
４ 消息が判明したら、直ちにカードに記入して名簿を更新する。
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