2018.10.22 広島市立牛田中学校同窓会事務局
第６回理事会 議事録 2018.9.15（土） 14:00~16:30
牛田集会所１階
参加者 １０名（泉田、吉田、松木、河崎、平岡、安広、幸田、岡崎、吉野、市原）
１．（審議） 司会者、書記の選出について
① 双方とも、決めておくほうが良い。
司 会 原則総務理事が行なう。欠席の場合は３人の副会長が担当する。
（書記役の次の副会長が代行する）
書 記 副会長が以下の順番で担当する。① 吉田 ② 松木 ③石村
欠席の場合は、次の番号の人が代行する。
この結果を受けて、河崎総務理事が司会役を務め、吉田が書記役を務める。
（書記が毎回変わるので、議事録帳を準備しておいて欲しいとの要望在り、私見を記せば、受け渡しのことを考えると、２冊必要かと感じます。）
② 書記の任務の軽減のため、次回からは会議を録音することとする。
レコーダーの購入を決定。
③ できた議事録は、内容に落ちや、間違いがないかを２人に確認してもらう。そのうえで、次の理事会の時に、参加者全員に配布する。（議事録確認は、会長と後の一人はその都度決める。）
２．（審議）理事会の在り方（進め方）
① 絶対多数決か比較多数決かは、「常識的判断」で司会者が判断する。僅差であったり、議論が煮詰まりきらなかったりした場合は、司会者の判断で結論を急がず、決」を採らなかったり、多くの人に参加してもらうように要請したりして、次回に伸ばすなどの措置を取る。司会者に広く権限を与え、その判断を任せる。
３．（審議）個人情報の取り扱いについて
① 学校から取得時に注意することは学校側が対応するという事なので、個人的に集めるときの「芳名カード」に注意書きを加える。
ここからは、時間切れのため、「さしあたっての検討」という事にし、「新たな変更の決定」は行われていません。
同窓会ホームページへの公表内容について
平成３０年１０月 ９日
② 私たち（理事会）が「渡す」という立場になった時のことは、「個人情報の取扱いに関する細則」で決めていることを、誠実に実行する。変更案については、議論する時間がなかったので、できていない。クラス会の幹事には「求められたクラス以外の名簿は渡さない、同期会の幹事には「その期以外の名簿は渡さない」と言う原則と、申請者も受諾役員も2名の署名が必要と言う原則を徹底する。
③ 議案書の作成に当たっては、審議、議決項目を優先し時間配分を考えて報告をする。
４．① ＤＶＤを２千円で販売する件については、動画の人の顔が分かることが、新たな問題になることも考えられるので、今後慎重に検討する。
② 本の宣伝を同窓会ホームページに掲載してほしいという要請が合った件については、「本名」を名乗ることができないという本人の意思が固くペンネームで通したいということだったので、同級生の証明があれば、 「載せてもいい」か、それでは「載せられない」の採決を行い「載せられない」が多数だったので、そのように返事することとする。
ここからは、時間切れのため、「さしあたっての検討」という事にし、「新たな変更の決定」は行われていません。
同窓会ホームページへの公表内容について
① ホームページの発信元の表示について、「事務局」と「理事会」、「同窓会本部」などの、どの表記にするかは、時間の関係で協議できなったので、次回理事会で再度検討する。（何も変更を決めていないので、決定されるまで現行のままで行く。）
その他、審議項目、報告項目が予定されていましたが、時間超過のため行うことができませんでした。報告は遅れますが、次回にまとめて行ってもらう事、それも審議項目を優先して議論することという、 暗黙の了解が得られたと感じています。
文責 吉田
上記議事録の内容に、過不足、誤謬の無いことを確認しました。
確 認 者 氏 名 河崎 建志 印
平成３０年１０月 ９日 
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