２０１８年１１月１１日に開催される第７回理事会の議案書本文を掲載します。
第７回理事会 議案 2018.１１.１１（日） 14：00～16：00
牛田集会所１階（中ホール）
参加者、欠席者は記録済み
本文（7P）
別 紙 第6回理事会議事録（２Ｐ）
別 紙 理事会等出欠表（1Ｐ）
資料１ 理事会議のあり方（案）（１P）
資料２ 前回の議決内容（２P）
資料３ 「広島市立牛田中学校同窓会ホームページ」公開の基準について（案）（１P）
資料４ 「個人情報保護に関する細則（改正案）」（３P）
資料５ 役員総会予算の内訳（１Ｐ）
資料６ 会則（3Ｐ）
１ 司会者、書記
司会者・・・ 書記 ・・・
２（審議）理事会議のあり方
（１）「理事会議のあり方（案）」の意見調整（審議）
「理事会議のあり方（案）」の記載中、 「２ 会議の進め方 ａ、ｂ、」は前回理事会で決定しました（決定部分はゴシック体です）。
定足数を定めることが決まりました。定足数は「現状の理事会役員の半数」となりました。委任状による採決も認めることが決まりました。しかし、委任の方法や委任状の性格については意見が分かれ、継続審議となりました。
（２）前回理事会の議決状況等は次のとおりです。
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区分
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内 容
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議決
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③↓再
◎
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①司会者、書記の選出
②議事録の取り扱い
③理事会のあり方（採決の方法）→継続審議
（不明点があるため、それを解消し、理事会としての統一した考えを示すため）
④個人情報の取り扱い（芳名カード）
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継続
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◎
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①総会DVDの販売
（肖像権等違反についての確認作業が必要となったため）
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未議決
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◎
◎
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①理事会議のあり方（司会者に表決権を認めるか）
②「広島市立牛田中学校同窓会ホームページ」公開基準
③ＨＰ等において「同窓会からのお知らせ」をする場合の発信元について
④同期会開催支援
⑤個人情報の取り扱い（細則の改正案）
⑥役員総会予算の内訳
⑦役員総会開催日及び次回理事会等
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＊「再」は再審議、「◎」は今回優先議案。
３(優先審議) 「個人情報の取り扱いに関する細則」改正案
同窓会は、個人情報取扱事業者に該当し、法律による制約を受けています。「細則」を定めて活用することにより法律違反を防ぎます。
【活用例】
①母校が卒業生から同意を得る際に、同窓会は卒業生に利用目的等を通知する義務がある。利用目的を細則に規定し、細則を配布又は公開することで義務を履行する。
②名簿を貸し出す際に相手方に配布したり、細則をホームページに公開することで同窓会の個人情報を守る。
③同窓会役員の研修資料として活用する。
４（優先審議）役員総会予算について
総会を5年ごととしているため、毎年の役員総会は重要な会議になります。平成３０年度の役員総会予算は８千円を計上しています。
例：顧問3名は無料。その他の参加者は一律に千円を同窓会負担。不足分は予備費から支出。
５ （優先審議） 役員総会開催日及び次回理事会
（１）役員総会開催日、場所
開催日 ２０１９年２月 日 （ ） 14：00 ～ 17：00又は11：00～14：00
場所
往復はがき発送 開催日の35日前
（２）次回理事会
日時： １月 １９日（土） １４時 ００～ １６時 ００分
場所： 牛田集会所 階
６（優先審議）第２回総会ＤＶＤの視聴
今回は記録に残す意味合いのみで作成しました。２時間ものです。
早送りで１０分程度視聴します。
（１）ユーチューブ、ブログで公開するかどうか（審議）
個人を特定できる状態で公開すると、肖像権や個人情報の侵害にあたる可能性があるため、公開不可。
（２）ＤＶＤを販売するかどうか（審議）
前回と同様にお金を払って購入した会員に限定されるため、無条件公開に比べると違法性や責任は少なくなるが、１００％大丈夫ということにはならない。今回は特に、DVDの販売はしない、ということを事前に決めていたことを参加者が知る状況にあったかも要素になる。
＊１枚当たり２千円で専門業者に委託する方法になります。編集作業代金、複写代金、DVD代金、送料などの全ての経費が２千円です。同窓会の利益は有りません。
７（審議、役員総会議案候補）同期会開催支援について
（１）金銭的支援の内容をどうするか（支援事業と切り離して協議）（審議）
（例）申請により通信費、事務費の立替え、総枠の範囲内で比例按分（期限内申請が前提）、通常の同期会と還暦同期会等をランク付け配分、
年間どれくらい開催されるか、予算はどれくらいとれるか、
（２）周知方法
同窓会ＨＰ、役員総会、学年幹事等から各会員へ。
（３）支援事業について
８（審議、役員総会議案候補）「芳名カード」「名簿（データ）」の取扱いなど
（１）事務局受付の「芳名カード」等活用案
芳名カード記入 → 名簿化（名簿担当理事保管） → 学年幹事に電話等による情報提供、
【参考：同窓生探しの具体的な取組方法】
① 同窓生が見つかった場合は、「芳名カード」に記入していただく。また、クラス会、同期会の開催状況を聴取する。クラス幹事、学年幹事の氏名を尋ねる。
＊「幹事不在回期一覧」の様式を使用する。
② 前年度にクラス会又は同期会を開催、或いは今年度開催予定の回期については、「クラス会・同期会開催状況報告」セットを手渡す。世話人（学年幹事、クラス幹事等）から開催状況報告を提出（郵送）していただく。
＊「クラス会・同期会開催状況報告」セット内容
・「クラス会・同期会開催状況報告」用紙
・「返信用封筒」（切手貼付済み）
・「封筒」
（２） クラス幹事、学年幹事受付の「芳名カード」等活用案
学年幹事等が名簿化して、定期的に名簿担当理事に提出します。
① 名簿（データ）の流れ ・・・ クラス幹事 → 学年幹事 → 名簿担当理事
・ 芳名カードは、クラス幹事又は学年幹事保管
② 名簿担当理事へ名簿（データ）の提出
・毎年、役員総会終了から1か月以内。
・提出方法
紙媒体で郵送、直渡し。ＣＤ等記録媒体の郵送、直渡し。
データ伝送（同窓会事務局メールアドレス）
（３） 個人情報保護に関する研修の実施
知り合いから住所等を教えてもらった場合の取り扱い＝直接本人からではない場合
個人情報取扱事業者に該当しない個人等から教えてもらった場合は、たとえ本人の同意を得ていなくても法違反にはなりません。ただし、同窓会は「個人情報取扱事業者」なので、事後に直接本人に利用目的を通知するか、利用目的をホームページ等で公開しておく必要があります。
＊「個人情報取扱事業者」・・・個人情報データベース等を事業の用に供している者。
＊「利用目的の通知」
本人には自分の情報がどのように使われるかを知る権利があり、個人情報取扱事業者には知らせる義務がある。
＊2018役員総会における質疑内容
新たに知ったり仲間内で知っている電話番号やメールアドレス等の扱いについてどうすべきか質問や規準をまとめ周知すべきではとの意見があり理事会に持ち帰り検討することになった。
９（審議、役員総会議案候補）代表幹事の選任
代表幹事は、5回期ごとの学年幹事の互選により選出します。役員総会で選任を行いますが、役員総会終了後でも推薦、申出等により欠員を補充します。
＊2018役員総会における質疑内容
学年幹事不在の回期もあり５回期毎の代表幹事選任は困難ではとの意見があり理事会において検討することになった。
１０（報告、役員総会議案候補）会員名簿の活用について
（１）貸出の周知について（報告）
７月２２日に同窓会ＨＰにアップ済み。
（２）貸出時に配布する注意文について
「個人情報の取り扱いに関する細則」を配布。ただし、２０１９年２月開催予定の役員総会で改正案が承認されるまでは、別紙の注意書きを配布。
＊「個人情報の取り扱いに関する細則」の見直しにより、別紙注意書きの内容が変更になっています。
１１（報告、役員総会議案候補）役員への連絡上の問題点
（１）理事会メンバー（現状）
（２）役員総会メンバー（現状）
（３）メール送信をしない役員総会メンバー宛への対応について
メール送信をしない役員については、関連性の高い情報に限り「郵送」により情報提供します。 なお、議案及び議事録については、ホームページ（ブログ）にアップします。
また、メール送信をしない役員については、パソコン（携帯及びスマホは添付ファイル送信可能端末）のメールアドレス登録も合わせて行いますのでご協力をお願いします。
参考：
PC（５２名）、携帯メールのみ（１９名、理事会メンバーを除く）、メルアド登録なし（４９名）
１２（報告、役員総会議案候補）母校との連携
（１）平成最後の「タイムカプセル」協力について
同窓会も１つカプセルを購入して参加可能。
（２）「心の参観日」への協力について（報告）
カープの岩本選手で交渉中。
参考：第5回理事会での協議、決定内容
母校において10年後（2028年度）発掘のタイムカプセル施策が検討されています。基本的には現在の在学生が主体的に実施することになりますが、同窓会としてもバックアップしていきましょう。
母校及び現在学生の意向に沿えるように継続して連携することとします。
＊同窓会名簿（転居等現行化を含む）、金銭的支援も対象になると考えられます。
１３（審議）同窓会ホームページ（ブログ）
（１）「同窓会の窓口」を「事務局」としてよいかどうか（審議）
（ＨＰ等において「同窓会からのお知らせ」をする場合の発信元について）
理事会役員全員を事務局兼務とし、、同窓会の窓口を「同窓会事務局」とする。
１４（審議）ホームページ公開基準、理事会議案書等の公開基準
（１）「広島市立牛田中学校同窓会ホームページ」公開の基準（以下「ＨＰ公開基準」という）について
ホームページ公開における考え方や基準を定めたものが無いため、ホームページ担当者の 心構えとして会長が作成し、運用しているものです。
（２）理事会議案及び議事録のＨＰ掲載
理事会議の内容をホームページで公開していますが（注：１）、公開にふさわしくない事柄については上記（１）「ＨＰ公開基準」に基づき会長の判断で除外しています。しかし、理事会の判断に馴染むことは理事会が判断すべきと考えます。そこで、公開基準４の「理事会の指定」を追加したいと思います。理事会で指定しなくても、会長の判断で除外することはあります。理事会で指定された場合は除外します。
注１：理事会議議案及び議事録を公開している理由（念のため）
理事会議が公明正大に行われていることや会務の執行状況を会員に周知することは、重要と考え、会長の判断で公開しています。総会は５年に１回しか開催されず、役員総会も１年に１回です。会報誌等を発行していません。会員に対し会務執行状況の周知をするだけでなく、理事会の評価を受けることも想定しています。
１５（審議）会計（支出関係）
・理事会資料作成
コピー代金・・・Ａ３用紙 11枚（１枚１０円）× ８名分＝ ８８０円
・ボイスレコーダー
各種会議の議事録を作成するための補助ツールとして購入。
購入金額 7.674 円
・理事会事前打合せ資料作成
コピー代金・・・ Ａ３用紙 ９枚（１枚１０円）× ４名分＝ ３６０円
合計 8.914 円
1６ （報告）個人情報保護研修の実施
個人情報を取り扱う役員等の意識と知識向上を図るため、機会をとらえて研修を実施することにします。
具体的には①各種会議での研修 ②各種会議等において「個人情報の取り扱いに関する細則」の周知③個人情報を取り扱う際に「個人情報の取り扱いに関する細則」を配布等。
１７ 個人情報保護研修（理事会）
知り合いから住所等を教えてもらった場合の取り扱い＝直接本人からではない場合（報告）
個人情報取扱事業者に該当しない個人等から教えてもらった場合は、たとえ本人の同意を得ていなくても法違反にはなりません。ただし、同窓会は「個人情報取扱事業者」なので、事後に直接本人に利用目的を通知するか、利用目的をホームページ等で公開しておく必要があります。
＊「個人情報取扱事業者」・・・個人情報データベース等を事業の用に供している者。
＊「利用目的の通知」
本人には自分の情報がどのように使われるかを知る権利があり、個人情報取扱事業者には知らせる義務がある。
１８（報告）行事
１０月２６日（月） 第６回理事会議事録をHPにアップ。
１１月 ５日（月） 13：30～16：00ロイヤルホスト
理事会議三役事前打合せ（４名参加）
泉田会長、吉田副会長、石村副会長、幸田理事
１１月１１日（日） 14：00～ 牛田集会所 １階 中ホール
第7回理事会議
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