２０１９年度第４回理事会議案

第４回理事会　議案　　　　　　　　　2019.6.16（日）　13：30～16：00

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　牛田集会所１階（本棚のある部屋）

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　参加者、欠席者は記録済み

　　

本文（　５P）

　　別　紙　理事会等出欠表（　１Ｐ）

資料１　役員名簿　　　　（　４　Ｐ）

資料２　（様式）クラス会・同期会実施計画報告書　（　１　Ｐ　）

資料３　（様式）クラス会・同期会実施状況報告　（　１　Ｐ　）

資料４　芳名カード（２Ｐ）

資料5　「理事会議のあり方」（4Ｐ）

 

１　司会者、書記

　　　　司会者　・・・　　吉田副会長　　　　　書記　・・・　　松木副会長

 

２　前回理事会の議決状況等

区分	内　　　　　　　容
議決		①三村前校長先生を顧問に委嘱 ②牛田ほおずき祭りへ初日のみ参加 ③代表幹事選任は他薦、自薦を募っていくことを継続的に実施。 ④同期会開催支援については、還暦対象回期を重点取組みに指定。 ⑤役員による母校訪問 ⑥会計支出の報告（承認）
継続	○     ◎	①理事会のあり方（採決の方法） ②２０１８年度役員総会（前回）質問に対する回答（１件） ③会員名簿貸出し時の取扱い（細則の配布等） ④同期会開催支援について（還暦の会への支援強化） ⑤同窓会の窓口を「事務局」とする正当性のための決議 ⑥理事会議案書等のＨＰ公開基準（現在は会長判断となっている） ⑦代表幹事選任
未議決	◎ ◎ ◎ ◎	①体育祭応戦合戦審査 ②ほおずき祭りへの参加 ③会計支出の報告（承認） ④次回理事会

＊「〇」は今回の議案、「◎」は優先議案。

　

３（審議）理事会議のあり方

（１）議論の進捗状況

　　「理事会議のあり方（案）」の記載中、　「２　会議の進め方　ａ、ｂ、ｃ，ｄ，ｅ、ｆ」は理事会で決定済。（決定部分はゴシック体部分）

（２）意見調整

　前々回の理事会議では、委任の方法や委任状の性格についての意見が分かれたまま継続審議となった。そこで、前回の理事会では、委任などについてまとめた資料を配布し全文を読み上げ、議論の前提となる知識・情報の共有を図った。

（３）問題点の整理

①　「理事会のあり方」についての検討

　同窓会の執行機関を「役員総会」から「理事会」に移した。会則に基づく会の運営を役員総会から理事会に移したことに伴い「理事会のあり方」を検討することにした。

②　議決権と「表決権」

「特定の団体の意思決定に参加する権利」のことを議決権という。会議において、通常「議決権」という言葉は、「会議に出席して意見を述べる権利」と「賛成か反対かの決議に加わる権利（表決権）」の両方が保障されていることを意味する。これらの権利は、会議の構成員に平等に与えられる。

現在「理事会のあり方」を検討している中で、問題点の一つに、会議に欠席した構成員を表決に加えるか、というのがある。一般的には、構成員の表決権を保障する観点から、委任状や書面による議決権行使を認めるのが通常の会議の方法となっている。

③　会則の考え

以下のとおり、会則は「定足数」も「欠席者の表決権」も認めていない。

第１５条　「すべての集会は、出席人員で成立するものとし、決議は出席者の多数決による」

この規定は、「実際に出席した人員だけで会議を開催し、決議すること」を定めたものである。その主な理由は、同窓会（特に総会。現状では役員総会や学年幹事会も）の場合、自覚の無い会員や転居等で連絡が取れない会員が多く、定足数を決めることや欠席者に表決権を与えることが事実上不可能に近く、現実にそぐわないからである。

　　　　　この規定は「すべての集会」としているので、理事会にも適用される。従って、理事会も「定足数」が無く、欠席者の表決権もない、というのが現行会則の考えである。

　④　欠席した理事の表決権をどうするか

・欠席した理事は表決に加わらない。

　　会議に出席して意見を述べることと賛成か反対かの決議に加わることは一体にして初めて意味がある、分離されるものではない、という意見。

　　つまり、自分の意見が正しいかどうかは、議論する前には分からない、と言う価値観に基づく。

この考え方は一つの価値観として正論ではあるが、もう一つの価値観として「自分の意見は議論してもしなくても変わらない」と言う価値観がある。どちらの価値観も誤りと言えない。個人の価値観の問題であるので、どちらの価値観も選べるようにしておくことが考えられる。

 

・欠席した理事も表決に加わる。

何らかの理由で欠席する場合でも、「賛成か反対か棄権するか」の意思表示を構成員に認めることで、団体としての義務（＊）を果たし、構成員はその責任（＊）を果たすことになる、という考え。欠席者の表決権行使は「委任状」又は「書面による議決権行使」による。

この考え方は、正論ではあるが、現実的に意味のある結論を導いているかの検証が必要である。

　　　

＊会則の無効・取消・修正・・・１５条は「定足数」と「欠席者の表決権」を認めないものであるが、次のように、直ちに無効、取消になるわけではないし、修正が強制されるものでもない。

「同窓会の会則は、同窓生全体の意思を反映する「総会」で決められる（第１０条③）。総　会で決まった会則は、臨時総会（或いは裁判等）（＊）で無効、取消、或いは修正等がされない限り次期総会の改正まで継続する。会則が無効、取り消されるのは、法令等で定められた無効・取消理由があると判断された場合である。会則が修正等されるのは、理事会等が規定の修正が必要であると判断し、修正案等を（臨時）総会に提出し、承認された場合である。」

＊臨時総会・・・会則１１条後段。学年幹事会又は理事会が必要に応じ招集する。役員総会（１４条２項）とは異なる。臨時総会は、会員全員を構成員とする。役員総会は役員を構成員とする。臨時総会は総会と同じ権限を持つが、役員総会は総会の委任（会則に規定する方法による）により一定の範囲で総会の権限を行使する機関である。

＊団体としての義務・・・理事会に会務を遂行させる際に構成員を平等に扱う。

＊構成員の責任・・・構成員として理事会の会務遂行に参加することで、会員からの信託に応える。

 

４（審議）同期会開催支援

（１）対象回期

　　　＝還暦対象は13回生＝2019年度に還暦となる

生年年度・・・昭和34年度（1959年度）　　　　入学年度・・・昭和47年度（1972年度）

卒業年度・・・昭和49年度（1974年度）、８クラス（男１６５、女１４３、計３０８名）

学年幹事・・・大迫理事（会計監査）、竹中庸子（旧姓　古森）

　　　　　　　

（２）還暦会（当面）

①クラスごとの名簿作成（実施者・・・泉田）

②クラス幹事＝クラスごとの取りまとめ担当者を決める（学年幹事）

知り合いや名簿をもとに、電話等により依頼。

すぐに全クラスにクラス幹事を充てることが難しい場合は、まずは同学年で掛け持ち。次に、理事会メンバーによる応援も検討？

③開催日を決める（クラス幹事会）

　　・開催日が「目指す目標！」となり、今後の活動がスムーズになる。

　　・開催日までの行動計画（月単位）の概略を決める。→ひな形を作る？

④名簿・情報の整備、同期生探し（クラス幹事、学年幹事）

　・まずは、クラスごとの名簿によりクラス幹事が一人ずつ電話等で住所確認、携帯電話番号、メールアドレスなどの情報を整備していく。

・本人以外の知り合いの情報は、１週間以内に本人の承諾を得て返信してもらう。

・情報取得方法

同級生、兄弟等の学年、恩師、職場、同趣同好会等、電話帳、高校時代等の同窓会名簿、　インターネット検索（氏名、電話番号、職業等）、訪問等。

　　　　

 

５（報告）役員による母校訪問

　　・訪問日・・・４月２４日（水）午前１１時　母校校長室へ集合

　　・目的・・・長谷川校長先生へのご就任挨拶及び授業参観

　　・参加者・・・泉田会長、吉田副会長、石村副会長、平岡会計理事、幸田名簿理事。

　　・ホームページ（ブログ）・・・掲載済み。

　　・特記事項・・・体育祭応援合戦の直近卒業生審査委員選任を母校に依頼することとした。

 

６（審議）体育祭応戦合戦審査について

　　・体育祭開催日　6月22日（土）　　１２時に本部席に集合。

　　　　　　　　　　　午後の部【応援合戦】は、12時20分開始。

写真を撮りブログ掲載。

　　・審査員　平成３０年度同窓会入会者５名と理事会メンバー

　　　　　　　　　審査用紙の枚数準備もありますので、理事会メンバーの出欠をとります。

　　・連絡方法　雨天順延等の決定は、午前６時に牛田中学校のホームページに掲載されます。役員の方には、午前７時３０分までにメールでお知らせします。

 

７（審議）ほおずき祭りへの参加

　　・開催日　7月13日（土）、14日（日）。ただし、同窓会は初日の１３日のみ参加。

　　　　　17時までに広銀牛田支店右斜め向側へ集合。先発隊は16時30分までに現地入り。

　　　　　写真を撮りブログ掲載。

　　・予算承認　夕食代（一人500円程度？）

　　・目的　①クラス会・同期会開催状況、クラス幹事、学年幹事の情報収集。

　　　　②同窓生探し。

　　・ツールの活用

①（様式）「クラス会・同期会実施計画報告書

　　計画している場合にその場で提出してもらう。　

②（様式）クラス会・同期会実施状況報告

応対した相手方に渡しておき、実施後に幹事から報告してもらう。

③芳名カード

 

８（審議）会計支出の報告（承認）

　・理事会資料作成コピー代・・・７枚（A３）×１２名分×１０円　＝８４０円　

　　　２枚（A4）×20名分×5円＝200円　　１枚（A4）×30名分×10円＝300円　

　・応援合戦賞状代（5年分）・・・３．８００円（Ａ４縦置き横書き、20枚×5年＝100枚）

　　　以上、合計　５．１４０　円　　　

 

９（報告）行事

　４月１０日（水）　　入学式（思道館）　　　泉田会長、松木副会長

４月２１日（日）　　第３回理事会（牛田集会所１階）　　８名出席

４月２４日（水）　　母校訪問

泉田会長、吉田副会長、石村副会長、幸田名簿理事、平岡会計理事が参加。

　6月16日（日）　　第4回理事会（牛田集会所1階）

　6月22日（土）　　体育祭　応援合戦（１２時、本部席集合。午後の部が始まる前に実施）

　7月12日（土）　　ほおずき祭り　17時集合。先発隊は１６時３０分現地入り。

 

１０　次回理事会

日時：　２０１９年　８月１８日（日）　１３時３０分～１５時００分

場所：　牛田集会所　　　階