牛田中同窓会学年幹事又は世話人の皆様へ

 

2023通常総会・懇親会を次の通り開催します。

５年に１度です。

同期会を兼ねて参集しましょう。

 注：３月２９日に下記４②の加算料金に関する記述を削除しました。手数料に含まれているため。

１　総会開催日時等

（１）日時:　２０２３年９月２３日（土、祝日）　

　　　　受付開始　１４時１０分

　　　　総会　　　１５時～１５時２０分

　　　　懇親会　　１５時２０分～１７時００分

　（２）場所：リーガロイヤルホテル広島　　４階「ロイヤルホール」

　（３）参加人数見込み：　３００名～４５０名。　各学年の固まりで着席します。

　　　　同期会を兼ねて参集しましょう。

　

２　参加者取りまとめ（学年幹事等）

これまで通り、各回期でお願いいたします。全体の取りまとめは、準備委員会開催時及びメールで行います。

＊  クラス別名簿の作成・管理（名簿の漏洩・流用禁止です。）

全氏名が記載されたクラス別名簿を使って、判明している連絡先にメール、電話又は郵送で案内するのが、漏れが防げて望ましい。但し、郵送代等は原則として立替払いでお願いします。

＊　同窓会名簿の貸し出し（名簿の漏洩・流用禁止です。）

　　　　卒業時クラス別の全員の氏名が記載されています。住所電話番号は非現行です。

　これを基に連絡先を調べて、名簿を少しずつ完成させてください。

３　会費

８千円。

 

４　各会員からの会費収納

次のどちらかを選択。併用も可です。各回期（学年）で決めてください。

①  　いったん回期で収納し、まとめて同窓会口座へ振り込む。→下記口座に料金「先方負担」でお願いします。手数料は同窓会が負担します。

②  　直接会員から同窓会口座へ振り込む。→下記口座に料金「当方負担」でお願いします。手数料がかかります。８千円をATMで振り込む場合、現金だと２６２円、通帳・カードだと１５２円かかります。窓口で振り込む場合、現金だと３１３円、通帳・カードだと２０３円かかります。

＊  同窓会口座は次の郵便振替口座です。

口座番号　01390-0-109853　　加入者名　広島市立牛田中学校同窓会 

５　学年幹事必要経費（学年幹事等）

（１）原則、立替払です。実費を領収書又は支出証明書によりお支払い（精算）します。但し、およその予算が立てられて事前交付を希望される場合は、例外的に事前交付します。　

（２）経費の範囲

各学年で良識の範囲で支出してください。

必ず、領収書、支出証明書（領収証が取れない場合。本人の証明印でよい）を作成してください。

例：

ｉ　郵送費、コピー代、送金手数料、事務用品代（封筒代、用紙代、インク代、ＵＳＢ等記録媒体代）など。公民館、集会所等の打合せ場所の場所代など。

ⅱ　電話代などの領収が取れないものは支出証明書を作成。

　

６　会計（特別会計）

今回も新たに総会特別会計を設けます。

議案書の広告募集収入（議案書作成に充当）、寄付金収入もここに計上します。

寄付金については、本人の同意を得て寄付者氏名をホームページに公表し、総会議案書に寄付者名簿（同意を得た場合に限ります）を添付します。

 

７　準備委員会開催スケジュール

（１）報告・連絡・相談等はメールを併用します。

（２）３月期は、準備委員会は開催しませんが、人数把握のアンケートをメールで行う予定です。学年幹事（代理を含む）さんは返信をよろしくお願いいたします。

（３）今後の準備委員会開催計画　　

　①　第３回目　　４月２３日（日）　１０時３０分～１２時００分

　　　　　　　　　牛田集会所2階大ホール

②　第4回目以降の予定

５月28日、６月18日、７月17日（兼学年幹事会）、８月20日、９月18日。

・招集通知はメール及び牛田中同窓会ホームページで行います。

 

８　集計、報告、会費収納（学年幹事等）

（１）２月～３月・・・おおまかな参加人数把握、リーガへ報告。

　　　　　　＊　大まかな参加人数を推計するために、３月中にメールによるアンケートを行いますので学年幹事（代理を含む）さんは回答をお願いいたします。

（２）５月～９月・・・毎月、準備委員会開催日に参加人数・会費収納を集計します。　　　

（３）８月、９月の取りまとめ

　　　８月１３日（日）・・・代金支払い（前払い）のための人数把握日。

　　　　　　＊８月１５日までに、この人数で残りの会費を振り込んでください。

　　　９月２０日（水）・・・食事（弁当）準備のための人数把握日。リーガへ報告。

＊料理の個数確定が２日前（９月２１日）の正午のため。

　　　９月２３日（土、当日）・・・受付で出欠チェック。代金当日支払い発生の場合や報告人数に変更があった場合は速やかに会計担当に連絡してください。

 

９　会長等役員改選　　　

出田代表幹事（11回生）を中心に今後の準備委員会を通じて選出作業を行います。

７月の準備委員会（兼学年幹事会）で推薦する候補者を決めて、９月の総会で承認・決定の運びとなります。

 

１０　総会の中止又は延期の判断

申込書提出後のキャンセルに対して期間に応じた割合でキャンセル料が発生します。規模を縮小して開催すればキャンセルにならないそうです。

予定通り開催するか、延期するか、等について次のように決めます。

①判断時期　　　４月末まで

②判断基準　　　行動制限が実施された場合。行動制限がない場合でも、感染者数、重症者数、死亡者数が第８波に相当する程度に拡大した場合。その他。

③決定機関　　　４月の理事会で審議し、準備委員会で承認を得ることとします。

　　　　　　　

 

１１　周知宣伝

（１）案内状の郵送（主として回期（学年））

（２）案内状のメール等（主として回期（学年））

（３）電話（主として回期（学年））

（４）ポスター掲出、回覧（同窓会、回期（学年））

（５）同窓会ホームページ（同窓会）

（６）中国新聞金曜日版に掲載（同窓会）